Xây dựng một checklist chỉn chu khi tổ chức tiệc cho công ty sẽ giúp bạn có kế hoạch thực hiện cụ thể và đầu mục công việc rõ ràng. Vậy như thế nào là một checklist hoàn chỉnh và chất lượng, hãy cùng Trống Đồng Palace tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Giai đoạn 2 tháng trước khi tổ chức tiệc cho công ty
Để một buổi tiệc diễn ra thuận lợi và thành công nhất, bạn nên có sự chuẩn bị càng sớm càng tốt. Thông thường khoảng thời gian hai tháng trước ngày tổ chức sẽ là vừa đủ để bạn thực hiện các công tác chuẩn bị.
1.1. Bước 1: Xác định ngân sách tổ chức tiệc
Đa số các công ty khi tổ chức sự kiện sẽ đều có trước ngân sách tổ chức. Bạn cần xác định mức ngân sách tối đa công ty cho phép để tổ chức tiệc. Từ đó lập đầu mục các công việc và phân bổ cho từng hạng mục một cách hợp lý. Để có thể dự trù chính xác, bạn có thể check giá trước trên mạng hoặc liên hệ trực tiếp với các bên để khảo giá.
Thông thường các buổi tiệc cho công ty sẽ có các khoản mục cần chi như sau:
- Thuê địa điểm: Địa điểm là yếu tố rất quan trọng sẽ chi phối các hoạt động khác cho sự kiện. Do đó hãy nghiên cứu và dự trù trước cho hạng mục này.
- Chi phí tiệc: Chi phí này sẽ bao gồm đồ ăn, đồ uống, thuế (VAT) và có thể thêm phí dịch vụ tùy địa điểm. Bạn nên dự trù ngân sách tiệc cao hơn khoảng 20% so với giá khi check giá trên mạng. Vì thực tế, bạn sẽ phải chi trả thêm từ 10 – 15% chi phí thuế phí và thêm một khoản nữa cho đồ uống.
- Thiết bị hỗ trợ: Bạn cần tính toán ngân sách để thuê các dịch vụ âm thanh, ánh sáng và màn chiếu. Nếu địa điểm đã cung cấp sẵn các thiết bị này với công suất phù hợp với yêu cầu của chương trình thì bạn có thể tận dụng lại chúng để tiết kiệm chi phí.
- Trang trí: Đối với hạng mục trang trí bạn sẽ cần phải trả chi phí cho việc thiết kế và sản xuất thi công các hạng mục banner, phông bạt, hoa, phụ kiện trang trí.
- Nhân sự phục vụ sự kiện: MC và PG là hai nhân sự không thể thiếu, góp phần không nhỏ đến sự thành công của buổi tiệc công ty. MC và PG càng chuyên nghiệp thì chi phí lại càng cao.
- Dịch vụ giải trí: Dù doanh nghiệp có chuẩn bị các tiết mục nội bộ thì bạn vẫn sẽ cần đến các phần biểu diễn thuê ngoài. Các dịch vụ giải trí outsource sẽ lấp đầy các khoảng trống và tăng thêm phần hấp dẫn cho chương trình.
- Đưa đón khách (nếu có): Hầu hết, các buổi tiệc cho công ty thường sẽ để khách mời tự túc di chuyển. Tuy nhiên với một số khách mời quan trọng, hoặc địa điểm tổ chức xa, bạn cũng cần tính đến chi phí vận chuyển này.
- Quà tặng: Cần chuẩn bị giải thưởng cho trò chơi, quà tặng vinh danh và quà cảm ơn khách mời.
- Chi phí dự phòng: Khoản ngân sách này có thể sẽ là cứu cánh cho bạn trong các trường hợp phát sinh. Do đó khi lập kế hoạch, hãy trích ít nhất là 10% tổng ngân sách cho khoản này.
Khi lập ngân sách, bạn nên sử dụng công cụ excel hoặc google sheet. Đây là công cụ đắc lực hỗ trợ việc thống kê, theo dõi và tính toán.
1.2. Bước 2: Xác định ý tưởng chủ đề cho bữa tiệc
Sau khi lập ngân sách, việc tiếp theo bạn cần thực hiện trong checklist là xác định ý tưởng của buổi tiệc cho công ty. Yếu tố này có vai trò rất quan trọng trong việc định hướng toàn bộ nội dung chương trình.
Tùy vào hình thức và mục đích của buổi tiệc mà bạn có thể chọn ý tưởng chủ đề cho phù hợp.
- Với các bữa tiệc cuối năm, chủ đề cần phải hướng tới sự lắng đọng, khơi gợi cảm xúc để mọi người cùng hồi tưởng lại một năm đã qua… Hoặc có thể sử dụng các ý tưởng hướng đến sự tôn vinh tập thể, ghi nhận các cá nhân có đóng góp tích cực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó thôi thúc mọi người có ý chí và tinh thần làm việc hơn trong năm tiếp theo.
- Với các buổi tiệc mang hơi hướng hội nghị, hội thảo, ý tưởng chủ đề cho bữa tiệc cần hướng đến sự nhẹ nhàng, trang trọng và bám sát với mục đích của buổi hội thảo đó.
- Tổ chức tiệc tri ân khách hàng lại cần thể hiện sự trang trọng và biết ơn, do đó ý tưởng chủ đề nên tập trung hướng tới việc vinh danh khách hàng
Để dễ dàng hơn, bạn nên cụ thể hóa ý tưởng thành 1 từ và toàn bộ quá trình tổ chức đều phải xoay quanh chủ đề đó. Ngoài ra, bạn nên lựa chọn các ý tưởng độc đáo, hạn chế trùng lặp với các sự kiện từ các năm trước, để tăng cường sự hấp dẫn đối với khách mời và người tham dự.
1.3. Bước 3: Xác định thời gian tổ chức
Khi chọn ngày tổ chức tiệc cho công ty, bạn nên ưu tiên lựa các ngày và khung giờ ngoài giờ hành chính, hoặc vào cuối tuần. Thời gian tổ chức như vậy sẽ thuận lợi hơn cho khách mời khi sắp xếp công việc để tham dự.
Thời lượng chương trình bạn cũng không nên để quá dài hoặc quá ngắn. Khoảng thời gian từ 90 đến 180 phút là hợp lý đủ để bạn truyền tải hết nội dung chương trình mà không gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.
1.4. Bước 4: Dự kiến số lượng và lên danh sách khách mời
Khi dự trù số lượng khách mời cho bữa tiệc công ty, bạn có thể căn cứ vào các yếu tố sau:
- Lượng khách mời của sự kiện tương đồng năm trước.
- Danh sách nhân viên/ khách hàng năm hiện tại.
- Tham khảo ý kiến của các thành viên xem liệu họ có khả năng tham gia được hay không để dự trù một cách chính xác nhất.
Sau khi dự trù được số lượng khách mời, bạn cần phân loại khách mời tùy theo yêu cầu của tiệc:
- Khách VIP bao gồm: Ban lãnh đạo công ty, đại diện của doanh nghiệp đối tác, khách hàng thân thiết lâu năm, người có tầm ảnh hưởng trong ngành…
- Khách thường: Cán bộ nhân viên công ty và người nhà…
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi và gửi thiệp mời, bạn có thể kết hợp với bộ phận hành chính nhân sự để lên danh sách khách mời. Danh sách này cần có đầy đủ các thông tin như: tên họ, địa chỉ, chức vụ, phương thức liên hệ, có hay không sử dụng phương tiện đến tiệc…
1.5. Bước 5: Xác định địa điểm tổ chức
Khi đã làm rõ được mức ngân sách và số lượng khách mời, bạn cần ngay lập tức đi tìm địa điểm tổ chức tiệc cho công ty. Hoạt động này phải diễn ra càng sớm càng tốt, vì các địa điểm uy tín, đẹp và chất lượng thường rất dễ full lịch, đặc biệt là vào các dịp cuối năm.
Khi thuê không gian tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý đến các yếu tố:
- Chi phí: Nên bám sát vào bảng phân bổ ngân sách để lựa chọn địa điểm phù hợp. Tránh tình trạng lạm chi sau sự kiện.
- Sức chứa: Hãy lựa chọn các sảnh tiệc có sức chứa lớn hơn số lượng khách dự kiến của bạn một chút, đề phòng có phát sinh thêm các vị khách bất ngờ.
- Vị trí: Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có vị trí giao thông thuận tiện cho việc đi lại. Đồng thời, bạn cũng nên chọn nơi tổ chức ở gần công ty để không bị quá xa cho mọi người khi tham dự.
- Bãi để xe: Hãy chắc chắn địa điểm có bãi đỗ xe rộng rãi, đủ chỗ cho cả ôtô và xe máy để tránh gây bất tiện cho khách mời.
- Cơ sở vật chất hỗ trợ tổ chức tiệc: Các địa điểm có sẵn các trang thiết bị như âm thanh – ánh sáng, màn chiếu chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí khi không phải thuê các hạng mục này từ bên ngoài.
Để hạn chế các sự cố và trải nghiệm không mong muốn, bạn nên đến tận nơi để kiểm tra địa điểm đã chọn.
1.6. Bước 6: Đặt chỗ và đặt dịch vụ giải trí
Dù doanh nghiệp có chuẩn bị các tiết mục nội bộ thì bạn vẫn sẽ cần đến các phần biểu diễn thuê ngoài. Các dịch vụ giải trí outsource sẽ lấp đầy các khoảng trống và tăng thêm phần hấp dẫn cho chương trình. Ngoài ra, bạn nên đặt các dịch vụ này sớm để được giá tốt, tránh để vào mùa giá cao hoặc đơn vị cung cấp bị kín lịch.
Bên cạnh đó, khi đặt dịch vụ bạn cần chú ý làm hợp đồng ghi rõ các điều khoản thỏa thuận của hai bên, đảm bảo quá trình làm việc về sau thuận lợi, nhanh chóng.
2. Giai đoạn 1 tháng trước khi tổ chức tiệc cho công ty
Khoảng 1 tháng trước sự kiện, bạn cần phải tiến hành các hoạt động chính như lên kế hoạch trang trí, đặt quà tặng… để đơn vị cung cấp dịch vụ kịp thời thiết kế và sản xuất.
2.1. Bước 7: Gửi thư mời
Thư mời gửi cho khách cần bao gồm đầy đủ nội dung liên quan đến bữa tiệc công ty như: tên chương trình, ngày giờ, địa điểm tổ chức… Ngoài ra, bạn có thể in thêm bản đồ chỉ đường, hoặc mặt bằng bố trí của địa điểm tổ chức. Bên cạnh đó, để góp phần giúp sự kiện diễn ra thuận lợi bạn có thể yêu cầu khách mời phản hồi đi hay không ở cuối thư mời.
Bạn nên có thể in thư ra và gửi trực tiếp hoặc gửi online qua email. Tuyệt đối không mời bằng miệng, hoặc nhắn tin vì sẽ làm giảm độ trang trọng của lời mời. Đồng thời, đừng quên sắp xếp mời khách sớm để mọi người có thể sắp xếp công việc và thời gian để tham dự.
2.2. Bước 8: Chuẩn bị trang trí tiệc
Hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện đều có phần trang trí sẵn. Trong trường hợp yếu tố này không phù hợp với chủ đề của buổi tiệc, bạn có thể yêu cầu đơn vị tổ chức hỗ trợ thiết kế lại.
Các hạng mục bạn cần thiết kế trang trí là background sân khấu, backdrop chụp ảnh, hoa, bóng bay… Nếu chương trình của bạn có sử dụng màn chiếu thì bạn cũng cần thiết kế các banner điện tử hoặc các bản trình chiếu phù hợp với chủ đề của buổi tiệc công ty.
2.3. Bước 9: Đặt quà tặng
Quà tặng biểu thị cho lòng biết ơn, trân trọng của doanh nghiệp tới khách mời. Do đó, khi chuẩn bị quà tặng bạn nên lưu ý lựa chọn các món quà phù hợp với đối tượng được tặng.
Nếu quà tặng công khai, bạn nên ưu tiên lựa chọn các món quà có giá trị tương đương nhau và đồng đều để tránh xảy ra những phát sinh không đáng có.
2.4. Bước 10: Tập luyện văn nghệ
Chương trình tiệc công ty của bạn sẽ đặc sắc và nhiều kỷ niệm hơn nếu có các tiết mục cây nhà lá vườn. Để phần trình diễn trong buổi tiệc diễn ra thuận lợi và thành công, các tiết mục này cần được tập luyện và chuẩn bị kỹ lưỡng.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đủ âm nhạc, đạo cụ và trang phục cho các tiết mục này.
3. Giai đoạn 2 tuần trước khi tổ chức tiệc cho công ty
Khoảng thời gian 2 tuần trước ngày tổ chức là giai đoạn chạy nước rút. Bạn cần phải hoàn thành hết các công đoạn cuối cùng trong kế hoạch tổ chức tiệc cho công ty.
3.1. Bước 11: Lên thực đơn bữa tiệc
Lúc này, bạn cần làm việc với đơn vị cung cấp để lên thực đơn cho bữa tiệc. Một bữa tiệc công ty chỉn chu sẽ phải đầy đủ 3 phần: khai vị, món chính, tráng miệng. Để mâm tiệc đầy đặn và đẹp mắt, thực đơn tối thiểu phải có từ 8 món trở lên.
Tùy vào độ tuổi và đối tượng chính mà bạn có thể lựa chọn các món ăn Á, Âu sao cho phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời.
3.2. Bước 12: Nhắc nhở khách mời về lịch tham dự tiệc
Bên cạnh đó, bạn cũng cần liên hệ lại với khách mời để nhắc nhở khách về thời gian và địa điểm tổ chức của buổi tiệc. Tránh trường hợp khách mời quên và không tới tham dự sự kiện.
Ngoài ra, việc nhắc lại về sự kiện cũng góp phần thể hiện sự hiếu khách và chu đáo của doanh nghiệp tới khách mời.
4. Giai đoạn 1 tuần trước khi tổ chức tiệc cho công ty
Đây là khoảng thời gian mà hầu hết các hoạt động chuẩn bị cho buổi tiệc đã hoàn chỉnh. Bạn cần kiểm tra lại tiến độ các công việc một lần nữa để kịp thời xử lý nếu có phát sinh.
4.1. Bước 13: Tổng duyệt toàn bộ chương trình
Với bất kỳ sự kiện nào thì việc tổng duyệt cũng rất quan trọng. Dù kế hoạch trên giấy có hoàn hảo đến đâu thì trong khâu thực hiện chắc chắn sẽ phát sinh các vấn đề mà bạn không thể lường hết được. Việc tổng duyệt sẽ giúp bạn khớp nối toàn bộ các hoạt động, kịp thời phát hiện và xử lý các lỗ hổng.
Trong khâu tổng duyệt, bạn nên khớp cả phần âm thanh, ánh sáng và trình chiếu hình ảnh để đội điều phối nắm vững được nội dung chương trình.
4.2. Bước 14: Kiểm tra tình trạng quà tặng
Một tuần trước tổ chức sự kiện, bạn cũng nên liên hệ và nhận quà tặng về. Đừng quên việc kiểm tra và đảm bảo chúng hoàn hảo. Vì sẽ thật không hay nếu bạn gửi đến các vị khách quan trọng của mình một món quà bị lỗi.
5. Giai đoạn 2 giờ trước khi tổ chức tiệc cho công ty
Thông thường, việc lắp đặt và thi công chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn vào một ngày trước đó tại địa điểm tổ chức. Lúc này, bạn nên có mặt và theo dõi sát sao các hoạt động để đảm bảo các công việc diễn ra đúng tiến độ cũng như kịp thời xử lý các phát sinh.
5.1. Bước 15: Kiểm tra địa điểm tổ chức
Hai giờ trước khi tổ chức tiệc công ty, bạn nên kiểm tra lại lần cuối toàn bộ địa điểm tổ chức: âm thanh, ánh sáng, chỗ ngồi,… Đảm bảo rằng mọi thứ đều hoàn hảo và chỉn chu nhất.
Khâu tiếp đón sẽ là những ấn tượng đầu tiên của chương trình với khách mời nên bạn phải đảm bảo bước này không được xảy ra sai sót. Hãy check lại nội dung tiếp đón với PG và lễ tân thật kỹ lưỡng.
Bên cạnh đó, bạn cũng kiểm tra lại thực đơn của buổi tiệc, trao đổi kỹ với đội hậu cần của nhà hàng về thời điểm đưa tiệc lên.
5.2. Bước 16: Nhắc nhở đoàn văn nghệ về thời gian tổ chức
Check lại thời gian của đội văn nghệ cũng là một việc không kém phần quan trọng, vì nhiều đội văn nghệ hay phải chạy show và khá bận rộn. Do đó, bạn cần liên hệ sớm để chắc chắn về khung thời gian và kịp thời sắp xếp lại các tiết mục biểu diễn nếu đội văn nghệ đến trễ.
6. Những lưu ý cần nhớ khi tổ chức tiệc cho công ty
Tiệc cho công ty là dịp rất quan trọng. Để tổ chức các buổi tiệc này một cách thành công, bạn nên lưu ý một số điều sau:
- Nên tạo team cùng tổ chức sự kiện: Việc lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện công ty dù lớn hay nhỏ đều rất phức tạp và có nhiều đầu việc cần phải xử lý. Có nhiều người cùng tham gia sẽ giúp bạn san sẻ bớt được gánh nặng và góp phần đảm bảo công tác chuẩn bị cho sự kiện.
- Hãy liên tục kiểm tra số lượng người tham gia để tiết kiệm chi phí. Nếu số lượng khách mời giảm, bạn có thể điều chỉnh tiệc và giảm số lượng quà tặng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ.
Kiểm soát việc sử dụng thức uống có cồn: Thay vì sử dụng bia rượu loại mạnh, bạn có thể sử dụng rượu vang hoặc cocktail, khuyến khích khách mời sử dụng nước ngọt, nước hoa quả. Đồng thời chỉ cung cấp các loại đồ uống có cồn ở mức độ vừa đủ. Vì chẳng ai biết sẽ xảy ra việc gì khi một vị khách mời nào đó quá chén cả.
Các buổi tiệc cho công ty luôn đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết trên đây phần nào hữu ích với bạn trong quá trình tổ chức tiệc cho công ty. Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ.
———————————–
TRỐNG ĐỒNG PALACE – Hệ sinh thái giải pháp dịch vụ cưới hỏi trọn gói đầu tiên tại Việt Nam
Hotline: 0964.257.766
Email: marketing@trongdongpalace.com
