Ý tưởng là khởi nguồn cho tất cả quá trình lên kế hoạch tổ chức một sự kiện và đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của toàn bộ chương trình. Chính vì vậy lựa chọn ý tưởng sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời đem lại sự hấp dẫn, thu hút khách mời là điều khiến không ít hà tổ chức “đau đầu”. Trong bài viết này Trống Đồng Palace sẽ bật mí 8+ ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng giúp bạn dễ dàng giải quyết vấn đề này.
1. Vì sao cần chuẩn bị ý tưởng tổ chức sự kiện?
Chuẩn bị ý tưởng sự kiện là điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp xây dựng một sự kiện thành công và hiệu quả.
- Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp một cách trọn vẹn: Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 thể đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn. Tránh sự lan man, gây khó hiểu và không gây được ấn tượng cho người tham dự.
- Giúp sự kiện diễn ra thuận lợi: Bên cạnh đó, một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo. Hạn chế tối đa các phát sinh không đáng có.
- Gây ấn tượng với khách mời: Một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán chắc hẳn sẽ không gây được sự thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó hấp dẫn được khách mời khi sự kiện của bạn không đủ độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì lẽ đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng tổ chức thật tốt.
Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, nâng tầm thương hiệu: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp, càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang và thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền tải rõ ràng. Từ đò dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
2. Các ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo và ấn tượng
Tùy vào hoạt động và mục đích của doanh nghiệp, bạn có thể xây dựng các ý tưởng tổ chức sự kiện khác nhau. Dưới đây Trống Đồng Palace xin chia sẻ đến bạn top 8 ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo và ấn tượng.
2.1. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách Pool Party
Pool Party chắc hẳn không còn xa lạ gì đối với các nước Âu – Mĩ. Thời gian gần đây, hình thức này cũng đã du nhập vào Việt Nam và rất được giới trẻ yêu thích.
Với các buổi Pool Party, hồ bơi sẽ được lấy làm trung tâm sự kiện. Khách mời có thể thỏa thích đắm mình trong hồ bơi, cùng thưởng thức đồ ăn nước uống, vui chơi trò chuyện và hòa mình vào âm nhạc sôi động.
Các doanh nghiệp, công ty thay vì tổ chức du lịch nghỉ dưỡng hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức Pool Party này để mang đến trải nghiệm mới lạ, thích thú cho nhân viên và khách mời của mình.
Ưu điểm
Ưu điểm của Pool Party là tạo cảm giác thoải mái, gần gũi dễ gắn kết các thành viên trong công ty với nhau. Khâu chuẩn bị cũng hết sức đơn giản: trang phục không cần cầu kì, trang trí không quá phức tạp, thực đơn ăn uống cũng hết sức nhẹ nhàng…
Nhược điểm
Bên cạnh các ưu điểm, Pool Party cũng có những mặt hạn chế riêng. Các buổi Pool Party chỉ có thể tổ chức vào những dịp tiết trời mát mẻ hoặc mùa hè oi nóng. Ngoài ra, tiệc bể bơi thường chỉ phù hợp với các bạn trẻ. Những doanh nghiệp có đối tượng khách mời là người lớn tuổi hoặc đối tác, khách hàng sẽ không quá phù hợp với hình thức này.
2.2. Ý tưởng tổ chức sự kiện kết hợp lễ trao giải
Sự kiện kết hợp lễ trao giải là một ý tưởng được nhiều doanh nghiệp, công ty lớn lựa chọn. Ý tưởng sự kiện này nhằm tôn vinh và trao thưởng cho các cá nhân hoặc tập thể có biểu hiện, cống hiến xuất sắc trong công việc, có đóng góp lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong một sự kiện trao giải, thông thường chương trình sẽ gồm các phần như:
- Tiết mục văn nghệ mở màn
- Phát biểu khai mạc
- Tiết mục văn nghệ đan xen
- Xướng tên các giải thưởng và các cá nhân nhận thưởng, trao giải
- Gửi lời cảm ơn tới khách mời
Khi tổ chức sự kiện lễ trao giải cần phải lựa chọn những nơi có sân khấu lớn, khán phòng hoặc sân rộng, bàn ghế cần được sắp xếp chỉn chu. Về mặt âm thanh ánh sáng yêu cầu phải có cơ sở vật chất và đội ngũ xử lý chuyên nghiệp. Vì sự kiện mang tính trang trọng nên các đơn vị tổ chức phải lên kế hoạch thật tỉ mỉ để tránh những sai sót dù là nhỏ nhất.
Ưu điểm
Đây là một hình thức mà doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng tới các thành viên của mình. Vì vậy, các sự kiện trao giải có ý nghĩa truyền thông nội bộ rất lớn, mang lại sự đoàn kết tập thể, xây dựng các giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
Để tổ chức các lễ trao giải quy mô và bài bản, doanh nghiệp thường phải bỏ ra một chi phí lớn. Ngoài ra, nếu ý tưởng tổ chức sự kiện không tốt sẽ rất dễ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt nhân viên, đối tác và khách hàng.
2.3. Ý tưởng tổ chức sự kiện teabreak (tiệc trà)
Tiệc trà có thể coi là một bữa tiệc nhẹ gồm bánh ngọt, trái cây, đi kèm với đồ uống như nước hoa quả, nước ngọt và đặc biệt là trà. Trong tiệc teabreak, mọi người có thể tự do đi lại, thưởng tiệc và trao đổi trò chuyện với nhau.
Do tính chất linh động, nên ý tưởng tiệc trà thường được áp dụng cho các sự kiện hội thảo, hội nghị, hoặc các sự kiện sinh nhật, khai trương…
Ưu điểm
Tiệc trà không quá khắt khe về khâu tổ chức, cũng không đòi hỏi cơ sở vật chất cầu kỳ như lễ trao giải. Chỉ cần chọn một không gian nhỏ xinh cùng những phần trà bánh ngon miệng là đủ gây ấn tượng với khách mời. Chính vì vậy lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm ngân sách.
Ngoài ra, tiệc trà mang đến một không khí hết sức thoải mái, dễ dàng gắn kết mọi người… Tuy chỉ là một phần nhỏ nhưng tiệc teabreak sẽ thể hiện được thành ý và sự quan tâm tỉ mỉ của doanh nghiệp đối với khách mời.
Nhược điểm
Các buổi tiệc trà thường để khách mời di chuyển tự do, nếu trong cách bày biện đồ ăn không hợp lý, hoặc khâu quản lý không tốt sẽ dẫn đến tình trạng lộn xộn, dễ xảy ra va chạm giữa các khách mời.
Teabreak chỉ phù hợp với những sự kiện diễn ra trong thời gian ngắn, không vượt quá thời gian ăn trưa/ ăn tối của khách mời.
2.4. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách tiệc đồ ngọt
Về cơ bản thì tiệc đồ ngọt khá giống tiệc với Tea Break. Trong bữa tiệc, các đơn vị tổ chức vẫn sẽ chuẩn bị bánh ngọt, bánh kẹo và trà để mời khách. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với khách mời tham dự, bữa tiệc sẽ được trang trí bằng các màu sắc rực rỡ, đi kèm hình ảnh của các loại bánh kem, kẹo ngọt. Các buổi tiệc này rất phù hợp với các sự kiện sinh nhật, hoặc liên hoan nội bộ…
Ưu điểm
Với sự tinh tế ngọt ngào bao trùm toàn bộ không gian, các bữa tiệc ngọt rất dễ dàng gây ấn tượng với những đối tượng khách ưa thích sự lãng mạn, ngọt ngào.
Nhược điểm
Do tính chất đặc thù, ý tưởng sự kiện tiệc ngọt khá hạn chế đối tượng khách mời. Thường chỉ phù hợp với đối tượng khách mời là thanh thiếu niên và người trẻ tuổi, không phù hợp với những sự kiện có thông điệp mang tính chất trang trọng và nghiêm túc.
2.5. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách sang trọng
Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách sang trọng hay còn gọi là phong cách Gatsby. Đây là những bữa tiệc được tổ chức theo phong cách đại gia Gatsby những năm 1920.
Những buổi tiệc này thường toát lên sự xa hoa với những đồ trang trí lấp lánh, lông vũ, hoặc những đồ mạ bạc hoặc vàng với tone chủ đạo là màu đen.
Thức uống được sử dụng chính trong các bữa tiệc này là cocktail truyền thống. Khách mời trong những bộ trang phục lộng lẫy sẽ cùng trò chuyện, khiêu vũ hòa mình vào những giai điệu cổ điển tinh tế.
Ý tưởng tổ chức này thường phù hợp với các sự kiện mang tính chất giao lưu, hoặc truyền thông nội bộ…
Ưu điểm
Các bữa tiệc theo phong cách Gatsby sẽ mang đến cho khách mời những trải nghiệm đẳng cấp và sang trọng. Do đó ý tưởng tổ chức sự kiện này rất dễ gây ấn tượng với khách tham dự.
Nhược điểm
Chi phí để tổ chức các bữa tiệc theo phong cách Gatsby không phải là nhỏ, đòi hỏi cao trong khâu trang trí, tổ chức và điều phối tiệc.
2.6. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách Vũ hội hóa trang
Với những buổi lễ tổng kết năm, tiệc sinh nhật, hoặc các sự kiện truyền thông nội bộ thì ý tưởng Vũ hội hóa trang là một sự lựa chọn tuyệt vời.
Trong sự kiện kiểu này, khách mời sẽ được yêu cầu hóa trang thành một nhân vật nổi tiếng, đó có thể là nhân vật hoạt hình, trong truyện cổ tích, hoặc bất kỳ nhân vật nào mà khách mời ưa thích. Để bữa sự kiện thêm phần thú vị, bạn có thể khéo léo lồng ghép các cuộc thi diễn kịch, trình diễn thời trang… để tăng thêm trải nghiệm cho khách mời.
Ưu điểm
Các sự kiện được tổ chức theo phong cách vũ hội hóa trang thường mang không khí vui vẻ, hài hước, mang đến những phút giây sáng tạo và giải trí, gắn kết mọi người với nhau.
Nhược điểm
Để sự kiện diễn ra thành công, bạn phải chắc chắn rằng tất cả các khách mời đều nắm được tình thần của buổi tiệc và tự chuẩn bị phục trang cho mình. Từ đó bố trí chương trình, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng cho phù hợp. Nhìn chung, các sự kiện mang phong cách này, không đòi hỏi sự trang trọng nhưng lại có rất nhiều đầu việc cần xử lý.
2.7. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách bữa tiệc ánh sáng
Ý tưởng sự kiện phong cách bữa tiệc ánh sáng sẽ được hiểu theo đúng nghĩa đen của nó. Không gian tiệc sẽ là sự hoành tráng của hàng nghìn ánh nến, hành trăm ánh đèn hoặc là những hình ảnh được máy chiếu 2D, 3D chuyên nghiệp…
Ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ kết hợp giữa ánh sáng và các điệu nhạc cực kỳ sôi động, thậm chí nhiều đơn vị còn mời các DJ biểu diễn để tăng cường trải nghiệm và kích thích các giác quan cho khách mời. Sẽ không còn gì tuyệt hơn khi bạn có thể tự do nhảy, ca hát và đắm mình trong không gian của ánh sáng và âm nhạc.
Ưu điểm
Với sự hoành tráng và sôi động đặc trưng, các bữa tiệc ánh sáng chắc chắn sẽ hấp dẫn và gây ấn tượng mạnh đối với khách tham dự. Hình thức tiệc này rất phù hợp với các sự kiện liên hoan, tiệc tất niên, quảng bá sản phẩm công nghệ, ra mắt sản phẩm mới…
Nhược điểm
Các bữa tiệc theo phong cách này đòi hỏi chuyên môn cao trong khâu hậu cần, đặc biệt là khâu xử lý âm thanh và ánh sáng. Không gian tổ chức, sân khấu, cơ sở vật chất… cũng đòi hỏi phải thực sự chất lượng để đáp ứng được tinh thần của buổi tiệc.
Chi phí đầu tư cho các thiết bị công nghệ hiện đại sẽ là một “gánh nặng” khá lớn mà nhà tổ chức cần phải cân nhắc khi lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện này.
2.8. Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách thập niên 80s
Nếu đã quá nhàm với lối sống hiện đại, tại sao bạn không thử tổ chức một bữa tiệc với phong cách của những năm 80?
Những chiếc áo thun form rộng, áo sơ mi mang họa tiết sặc sỡ đi kèm những chiếc quần jean hoặc quần tây ống loe, cùng tận hưởng những điệu nhạc disco đình đám một thời dưới ánh đèn của disco ball… tất cả sẽ mang lại cho khách mời những cảm giác mới lạ không đâu có được.
Các doanh nghiệp muốn tổ chức một cuộc liên hoan hay sự kiện sinh nhật hoàn toàn có thể áp dụng phong cách tiệc độc đáo này.
Ưu điểm
Các bữa tiệc theo phong cách thập niên 80s không cần quá cầu kỳ trong khâu tổ chức. Bạn chỉ cần chuẩn bị đồ ăn và nước uống đơn giản, thêm một danh sách các bài hát disco là đã có thể sẵn sàng cho một bữa tiệc tuyệt vời.
Nhược điểm
Tuy khâu chuẩn bị không cần quá tỉ mỉ, cầu kì nhưng yêu cầu về trang phục là điều cần thiết nên hãy gửi thiệp cho khách mời hoặc thông báo sớm để mọi người có thời gian chuẩn bị những bộ đồ đẹp nhất.
3. Lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Các sự kiện luôn có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc gắn kết tinh thần nội bộ của tập thể cũng như truyền tải các thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng. Trong quá trình lên ý tưởng tổ chức sự kiện, các đơn vị tổ chức cần phải đặc biệt cẩn trọng. Dưới đây là một số lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện mà bạn cần nhớ.
3.1. Lên ý tưởng phù hợp ngân sách
Ngân sách là yếu tố quan trọng hàng đầu, chi phối hầu hết các hoạt động của sự kiện. Dù ý tưởng có hay và xuất sắc đến đâu nhưng không đủ ngân sách thì bạn cũng khó có thể hiện thực hóa ý tưởng đó.
Do đó, bạn cần phải bám sát vào mức ngân sách khi lên ý tưởng. Việc lập ngân sách và có bảng phân bổ dự chi cho các hạng mục cũng là rất quan trọng. Điều này giúp bạn tránh tình trạng lạm chi, gây ảnh hưởng đến sự kiện.
3.2. Sử dụng mindmap trong quá trình lên kế hoạch
Mindmap sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể về kế hoạch tổ chức dưới dạng sơ đồ cây.
Từ một ý tưởng trọng tâm của sự kiện, bạn có thể logic đến các hạng mục liên đới… nhịn nhận, đánh giá và có phương án giải quyết các vấn đề này.
3.3. Đặt tên cho sự kiện phù hợp với ý tưởng
Để dễ dàng trao đổi trong quá trình lên ý tưởng, lập kế hoạch cũng như giúp khách mời ghi nhớ điểm nhấn của chương trình, bạn nên đặt tên cho sự kiện của mình.
Tên sự kiện nên gắn với ý tưởng, mục đích, thời gian, chủ đề của sự kiện. Nên ưu tiên những tên gọi độc đáo, riêng biệt, gây ấn tượng mạnh với người nghe khi nhắc đến. Không nên lựa chọn những tên gọi hời hợt, cứng nhắc.
Nếu sự kiện của bạn là sự kiện nội bộ, mang tính chất vui vẻ sôi động, bạn có thể khéo léo sử dụng tên của các chương trình nổi tiếng hoặc các câu nói trendy để tăng thêm phần thu hút.
4. Trống Đồng Palace – Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu biến mọi ý tưởng của bạn thành hiện thực
Tự hào là đơn vị có 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Trống Đồng Palace tự tin đáp ứng được mọi yêu cầu khắt khe nhất về chất lượng cũng như ý tưởng sáng tạo đến từ khách hàng.
Với 12 cơ sở trên toàn hệ thống, chúng tôi sở hữu những sảnh tiệc với sức chứa linh hoạt cùng hệ thống máy móc cơ sở hiện đại, luôn sẵn sàng đáp ứng đa dạng các loại hình sự kiện từ hội thảo, lễ kỷ niệm, tiệc sinh nhật đến các chương trình tri ân khách hàng…
Bên cạnh đó, Trống Đồng Palace cung cấp các gói dịch vụ liên quan, giúp bạn có thêm các giải pháp để tổ chức các sự kiện một cách trọn vẹn và thanh công nhất:
- Dịch vụ MC, ca sĩ chuyên nghiệp
- Dịch vụ lên kịch bản chương trình, tổ chức và điều phối sự kiện…
- Setup, xây dựng sân khấu, trang trí sự kiện theo chủ đề phù hợp với mong muốn khách hàng
- Thực đơn tiệc phong phú từ những đầu bếp hàng đầu
- Tư vấn tổ chức sự kiện phù hợp với ý tưởng của khách hàng…
Cùng với đó là đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp và tận tâm, chúng tôi luôn nỗ lực mang tới khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Nếu bạn còn đang phân vân về việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Trống Đồng Palace để được tư vấn hỗ trợ và báo giá.
———————————–
TRỐNG ĐỒNG PALACE – Hệ sinh thái giải pháp dịch vụ cưới hỏi trọn gói đầu tiên tại Việt Nam
Hotline: 0964.257.766
Email: marketing@trongdongpalace.com
