Bật mí cách tổ chức sự kiện tri ân khách hàng TRỌN VẸN  từ A - Z 

Đăng ngày Đăng bởi

Công tác tổ chức sự kiện tri ân khách hàng được “ví von” là “bộ mặt” của thương hiệu. Đây là nguyên nhân chính khiến các chủ doanh nghiệp đặc biệt đề cao quy trình tổ chức. Để tìm hiểu chuyên sâu về ý nghĩa và quy trình tổ chức, kịch bản cũng như những kinh nghiệm để tạo nên một sự kiện tri ân khách hàng trọn vẹn, xin mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết sau.

1. Sự kiện tri ân khách hàng là gì?

Sự kiện tri ân khách hàng được triển khai nhằm vinh danh và gửi lời cảm ơn đến đối tác và khách hàng của doanh nghiệp. Thông thường hoạt động này sẽ được diễn ra vào cuối năm hoặc những dịp đặc biệt của công ty. Tần suất ít nhất là một năm một lần. Các chương trình trong kịch bản sự kiện bao gồm: Chương trình tặng quà, văn nghệ, ăn uống...Giao lưu cùng khách mời và ban lãnh đạo công ty.

sự kiện tri ân khách hàng của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện tri ân khách hàng từ 1 - 3 lần/năm

2. Vì sao cần tổ chức sự kiện tri ân khách hàng?

bắt tay gắn kết với khách hàng

Sự kiện tri ân khách hàng là một trong phương án giúp doanh nghiệp “giữ chân” khách hàng trung thành

Sự kiện tri ân khách hàng không đơn thuần chỉ là một buổi tiệc liên hoan. Bởi nếu triển khai tốt, công tác này còn mang lại rất nhiều ý nghĩa và lợi ích đối với doanh nghiệp. 

  • Giúp khách hàng cảm nhận được sự tận tâm, sự tôn trọng của công ty. Từ đó củng cố và gia tăng sự gắn kết giữa hai bên.
  • Xây dựng, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trọn vẹn chữ Tâm - chữ Tầm trong “mắt” đối tác và khách hàng.
  • Thông qua các đánh giá của khách hàng trong sự kiện, công ty có thể xây dựng được chiến lược kinh doanh và chiến lược phát triển sản phẩm phù hợp.
  • Tạo “tiếng vang”, mở rộng quy mô tiếp cận các khách hàng tiềm năng trong tương lai.
  • Nếu doanh nghiệp có thể khéo léo lồng ghép sản phẩm/dịch vụ mới trong chương trình tri ân thì việc tìm kiếm nguồn khách hàng tự nhiên sẽ vô cùng đơn giản.

3. Quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Dưới đây là 5 bước cơ bản của một quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. Ở các bước, chúng tôi đều đã nêu ra ý nghĩa và các đầu việc cần làm. Do vậy, bạn đọc có thể tham khảo để phục vụ cho công tác tổ chức của mình.

Bước

Quy trình tổ chức

Ý nghĩa công việc

Nội dung công việc

1

Xác định mục tiêu của sự kiện

Dựa vào mục tiêu, các công ty sẽ lên ý tưởng và kịch bản hợp lý hơn.

Xác định mục tiêu, xây dựng kịch bản. Sự kiện này thường thực hiện theo 3 mục tiêu phổ biến sau:

- Bày tỏ lòng cảm ơn.

- Quảng bá sản phẩm, thương hiệu.

- Khảo sát khách hàng

2

Lên danh sách và số lượng khách mời

Phục vụ cho việc lựa chọn địa điểm tổ chức.

- Lên danh sách khách mời.

- Thông báo, gửi thiệp trước 1 - 2 tuần để khách mời sắp xếp thời gian.

3

Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động tham dự của khách mời.

- Chọn khung thời gian không gây ảnh hưởng đến công việc và các hoạt động khác của khách mời. Ưu tiên các buổi chiều tối ngày cuối tuần.

- Chọn địa điểm tổ chức đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về diện tích, tiện nghi, chất lượng phục vụ. Đặc biệt, vị trí nơi tổ chức phải thuận tiện cho việc di chuyển, nên ưu tiên khu vực trung tâm.

4

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Tạo “dấu ấn riêng” cho sự kiện của công ty.

- Liệt kê nhiều ý tưởng nhất có thể. Nếu bị bế tắc trong việc sáng tạo ra concept mới bạn có thể tham khảo một số ý tưởng tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace.

- Tiến hành so sánh, chọn lọc ý tưởng có nội dung sáng tạo nhất, mới lạ nhất để triển khai.

5

Triển khai kế hoạch trước 1 - 2 ngày sự kiện diễn ra

Có đủ thời gian để kiểm tra, khắc phục các tình huống phát sinh trước khi sự kiện diễn ra.

- Lắp đặt và điều chỉnh ánh sáng, âm thanh sân khấu.

- Thiết kế background có đầy đủ các nội dung cơ bản: Tên sự kiện, tên doanh nghiệp...

- Chuẩn bị quà tặng khách hàng. Danh sách quà nên là sản phẩm/dịch vụ của công ty hoặc các voucher khuyến mãi, chương trình ưu đãi…

- Trang trí không gian hội trường nên theo concept của buổi tiệc.

- Lên thực đơn, sắp xếp thứ tự lên món, xác định số lượng khẩu phần ăn.

- Thuê MC tập duyệt trước kịch bản của sự kiện.

- Các hoạt động setup khác: Kiểm tra nhân sự, đảm bảo công tác an ninh, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.

- Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống có thể phát sinh.

4. Kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Kịch bản chính là một yếu tố quan trọng để tạo nên một buổi tiệc tri ân khách hàng hoàn hảo. Hầu hết các sự kiện tri ân khách hàng hiện nay đều được xây dựng theo kịch bản tổ chức sau đây, bạn có thể tham khảo để áp dụng với doanh nghiệp của mình.

4.1. Đón khách

sảnh tiếp tân sự kiện tri ân khách hàng

Đón tiếp là hoạt động đầu tiên thể hiện sự tôn trọng với khác mời

Đối tượng khách mời của tiệc tri ân đều là có vị trí vô cùng quan trọng với doanh nghiệp nên hoạt động đón tiếp cần được chuẩn bị chỉn chu và diễn ra một cách trang trọng, lịch sự.

Đối tượng chịu trách nhiệm đón khách có thể là chỉ là đội ngũ lễ tân hoặc có cả sự tham gia của ban lãnh đạo công ty. Khung thời gian này sẽ là lúc dành riêng cho các hoạt động chào hỏi, hỗ trợ kiểm tra thiệp mời - danh tính - chỗ ngồi... cho khách tham dự.

4.2. Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Sau khi khách mời đã thực hiện hoạt động check in, đội ngũ nhân viên sẽ tiếp tục hướng dẫn và ổn định chỗ ngồi cho khách theo sơ đồ đã đề ra ban đầu. Đồng thời hỗ trợ phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ, các tài liệu cần thiết (nếu có),...

4.3. Ban lãnh đạo phát biểu tri ân khách hàng

lời phát biểu tri ân khách hàng

MC giới thiệu đại diện doanh nghiệp phát biểu sau khi khách mời đã sẵn sàng tham gia sự kiện

Mở đầu sự kiện, đại diện của doanh nghiệp sẽ tiến hành phát biểu trước toàn thể đối tác và khách hàng. Nội dung bài phát biểu sẽ bao gồm: Lý do buổi lễ, quá trình hoạt động của doanh nghiệp qua từng giai đoạn, các thành tựu, khó khăn mà công ty đã đạt được và trải qua... Cuối cùng để kết thúc bài phát biểu, đại diện sẽ thay mặt đội ngũ nhân viên gửi lời tri ân chân thành đến sự đồng hành, tin tưởng mà khách hàng dành cho doanh nghiệp.

4.4. Chương trình giao lưu

Xuyên suốt hoạt động tổ chức sự kiện tri ân khách hàng là các chương trình giao lưu văn nghệ, chương trình bốc thăm trúng thưởng, tặng quà... Đây là một trong các cách rất hiệu quả để tạo điểm nhấn cho sự kiện và kích thích sự hứng thú của khách hàng. Tránh để thời gian và không gian bị lắng xuống, gây cảm giác nhàm chán.

4.5. Tiệc sự kiện

Đây là khoảng thời gian thích hợp để nhân sự công ty và khách hàng cùng nhau chào hỏi, dùng bữa và trò chuyện thân mật… Hoạt động này sẽ giúp hình ảnh doanh nghiệp gần gũi hơn với khách hàng, đối tác. Từ đó tạo điều kiện để giữ chân khách hàng trung thành và “biến” khách hàng mới trở thành tệp khách hàng tiềm năng của công ty.

5. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Thông qua các trải nghiệm thực tế, chúng tôi đã đúc kết ra hai yếu tố rất quan trọng. Đây cũng là kinh nghiệm mà bạn đọc nên “bỏ túi” để tổ chức sự kiện tri ân khách hàng suôn sẻ và thành công.

5.1. Tính toán ngân sách hợp lý

ngân sách dự trù cho sự kiện

Nên có một khoản phí dự trù cho các vấn đề phát sinh của sự kiện

Cân đối giữa ngân sách mà công ty có thể bỏ ra và hiệu quả của sự kiện mang lại. Từ đó, xác định các hạng mục chi phí cần thiết cho buổi tiệc. Hạn chế tình trạng phát sinh các khoản phí không đáng có. 

Tiệc tri ân là một sự kiện có ảnh hưởng lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng vì vậy mặc dù cần tiết kiệm chi phí nhưng ban tổ chức cũng không nên quá “chi li” trong chi tiêu. Đặc biệt là với việc mua quà tặng, lựa chọn địa điểm tổ chức và thực đơn tiệc.

5.2. Nhân sự của buổi tiệc

nhân sự chu đáo phục vụ tri ân khách hàng

Nhân viên thời vụ cũng là một trọng các yếu tố đại diện cho doanh nghiệp

Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, nếu nhân sự của doanh nghiệp không đủ, cần đặc biệt chú trọng đến việc thuê thêm bên ngoài các vị trí như phục vụ, PG, MC, lễ tân cho buổi tiệc... 

Cung cách phục vụ khách hàng cũng chính là bộ mặt của công ty, chính vì vậy nhân sự cần được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, có tác phong nhanh nhẹn… Nếu thuê combo trọn gói của các trung tâm tổ chức sự kiện uy tín thì doanh nghiệp không cần phải lo lắng về nguồn nhân sự của buổi tiệc. 

6. Trống Đồng Palace - Địa điểm lý tưởng tổ chức tiệc sự kiện tri ân khách hàng

Hệ thống trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace là một trong những địa chỉ tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện tri ân khách hàng nói riêng được đánh giá là uy tín hàng đầu hiện nay. Sở dĩ Trống Đồng Palace đạt được thành tựu như vậy đều nhờ vào những ưu điểm như:

  • Hỗ trợ tư vấn tận tình giúp doanh nghiệp lên ý tưởng, chủ đề, kịch bản buổi tiệc.
  • Gợi ý các kế hoạch tối ưu chi phí, nhằm đáp ứng các tiêu chí tài chính của quý công ty.
  • Cung cấp trọn gói các dịch vụ cơ bản đến nâng cao liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện. Ví dụ như: Dịch vụ MC, văn nghệ, chào đón khách mời...
  • Menu phục vụ các món ăn đa dạng, chất lượng từ những đầu bếp hàng đầu theo yêu cầu của doanh nghiệp. 
  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm cho các hoạt động giám sát chương trình, phục vụ thức ăn/nước uống, hướng dẫn khách hàng, đảm bảo an ninh…
  • Triển khai setup, trang trí, lắp đặt sân khấu và không gian sự kiện.
  • Địa điểm đắc địa: Trống Đồng Palace hiện đang sở hữu 12 cơ sở đặt tại những vị trí đẹp nhất của Hà Nội, Thái Nguyên và Hải Dương, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp.

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện tri ân khách hàng tại Trống Đồng Palace tại đây.

sân khấu sự kiện tri ân khách hàng tại Trống Đồng

Âm thanh, ánh sáng sẽ được luôn được đội ngũ nhân viên túc trực kiểm tra xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện

các mc trong sự kiện tri ân khách hàng

Tùy theo định hướng của bữa tiệc, Trống Đồng Palace sẽ xây dựng chủ đề phù hợp nhất

khách mời trong sự kiện tri ân

Không gian sự kiện sẽ được thiết kế theo những ý tưởng độc đáo, mới lạ nhất

không gian lớn sự kiện tri ân khách hàng

Trống Đồng Palace có sức chứa trên dưới 1500 khách mời

Thông tin liên hệ:

Trong thời điểm giao năm, sự kiện tri ân khách hàng là hoạt động không thế thiếu của các công ty. Hy vọng với 5 bước tổ chức sự kiện tri ân khách hàng mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên, doanh nghiệp có thể tổ chức được một buổi tiệc thành công nhất!

4 tháng trước
Did you like this post?
0
0