Thực hiện đúng quy trình tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra và ghi lại dấu ấn đáng nhớ trong lòng khách mời. Nếu bạn đang băn khoăn không biết tổ chức sự kiện như thế nào Trống Đồng Palace sẽ bật mí cho bạn 9 bước tổ chức sự kiện cực quan trọng không thể bỏ qua để có được một chương trình hoàn hảo không tì vết trong bài viết dưới đây. Cùng tham khảo ngay nhé!
1. Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu tổ chức sự kiện
Việc đầu tiên mà bạn cần làm trong 9 bước tổ chức sự kiện chính là xác định loại hình và mục tiêu của sự kiện đó. Tùy thuộc vào chiến lược và mục tiêu kinh doanh tại từng giai đoạn khác nhau mà doanh nghiệp sẽ hướng đến những mục tiêu khác nhau khi tổ chức sự kiện. Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn cần phải nắm rõ mục tiêu này và dựa trên đó để lên ý tưởng, kịch bản… và triển khai tổ chức một cách phù hợp.
Ví dụ: Bạn muốn công bố sản phẩm mới đến với công chúng thì mục tiêu tổ chức sự kiện là bạn phải làm sao để gây được sự chú ý, tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp về sản phẩm trong lòng khách hàng.
Mục tiêu của một sự kiện công bố sản phẩm là đưa sản phẩm mới đến gần hơn với khách hàng mục tiêu
Đồng thời, song song với xác định mục tiêu, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn cho mình loại hình sự kiện phù hợp với mục tiêu đó. Hiện nay có khá nhiều loại hình sự kiện như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình lại có cách triển khai khác nhau, do đó doanh nghiệp cần tìm hiểu và nắm rõ đặc điểm của từng loại hình để có sự lựa chọn phù hợp và lập kế hoạch hợp lý.
Xem thêm: Bật mí cách tổ chức sự kiện tri ân khách hàng TRỌN VẸN từ A đến Z
2. Bước 2: Xác định đối tượng khách mời
Khách mời là nhân tố chính mà tất cả các chương trình sự kiện cần chú trọng hướng đến. Xác định đúng đối tượng khách mời chính là tiền đề cho việc đạt được mục tiêu của sự kiện.
Tùy vào từng loại hình sự kiện mà bạn sẽ cần xác định đối tượng khách mời sao cho phù hợp, ví dụ:
- Với các sự kiện tri ân khách hàng: Đối tượng mà bạn hướng tới sẽ là những khách hàng thân thiết, sử dụng dịch vụ lâu năm của doanh nghiệp.
- Với các sự kiện trao giải, tôn vinh: Khách mời chủ yếu sẽ là các thành viên của công ty và các đơn vị đối tác, đặc biệt là những khách mời có cống hiến quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp…
Để thuận lợi cho việc tham dự của khách mời, bạn nên lập kế hoạch gửi thiệp trước ngày tổ chức ít nhất 2 tuần. Việc này giúp khách có thời gian chuẩn bị cũng sắp xếp công việc để tham gia sự kiện.
Đối tượng của một sự kiện vinh danh là những người đã có cống hiến đặc biệt đối với doanh nghiệp
3. Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Ý tưởng và chủ đề là linh hồn, là yếu tố chủ chốt tạo nên sự hấp dẫn cho các hoạt động của sự kiện. Một chủ đề tốt, một ý tưởng tốt phải phù hợp với đối tượng khách mời, truyền tải được các thông điệp quan trọng phù hợp với mục tiêu của sự kiện. Và đặc biệt, các chủ đề này phải đủ độc đáo và ấn tượng để thu hút được sự chú ý của công chúng và giới truyền thông.
Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm ý tưởng cho sự kiện thì có thể học hỏi ý tưởng của những đối thủ cạnh tranh, dựa vào những đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp và đặc trưng của khách mời để lên một concept thật phù hợp và độc đáo. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo một số ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo và ấn tượng tại đây.
Các ý tưởng chủ đề độc đáo sẽ thu hút sự chú ý của công chúng
4. Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm
Bạn sẽ không thể tổ chức một sự kiện khi không có cho mình được thời gian và địa điểm phù hợp. Hai yếu tố này phải được ưu tiên xác định sớm vì chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tổ chức cũng như tiến độ của tất cả các khâu chuẩn bị tiếp theo.
Địa điểm là yếu tố quan trọng hàng đầu chi phối các yếu tố khác của sự kiện. Khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần:
- Căn cứ vào số lượng khách mời để chọn sảnh tiệc có diện tích phù hợp.
- Căn cứ vào ý tưởng và chủ đề sự kiện để chọn sảnh tiệc có không gian tương thích.
- Lưu ý các tiện ích đi kèm như bãi đỗ xe, âm thanh – ánh sáng hiện đại.
- Vị trí địa lý thuận lợi, giao thông dễ dàng tiếp cận.
- Chất lượng tiệc tốt, thái độ phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình.
- Nhà vệ sinh sạch sẽ, thuận tiện cho khách mời.
Lựa chọn địa điểm tổ chức uy tín và chuyên nghiệp sẽ góp phần lớn cho thành công của sự kiện
Bên cạnh đó, việc lựa chọn thời gian phù hợp cũng rất quan trọng. Đa số các nhà tổ chức sự kiện đều chọn cho mình khung giờ vào cuối tuần hoặc buổi tối. Các thời điểm ngoài giờ hành chính này sẽ dễ dàng cho khách sắp xếp công việc và tham gia hơn.
5. Bước 5: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện
Trong 9 bước tổ chức sự kiện, thì đây là bước vô cùng quan trọng. Bạn cần lập cho mình timeline hoặc bảng kế hoạch và theo dõi tiến độ các công việc. Trong một bản timeline tổ chức sự kiện phải đặc biệt nêu rõ các mục:
- Thời gian thực hiện (thời gian bắt đầu, kết thúc)
- Công việc cần thực hiện.
- Người thực hiện.
- Lưu ý khi thực hiện.
Mỗi khi hoàn thành một công việc cụ thể nào bạn hãy tích vào timeline để tránh tình trạng quá bận rộn mà bỏ lỡ một vài hạng mục quan trọng cần thực hiện nhé.
Nên xây dựng các kịch bản độc đáo mới lạ
Kịch bản chương trình thường sẽ được tách làm 3 phần là khai mạc – chương trình chính – bế mạc. Căn cứ vào tổng thời gian dự kiến diễn ra bạn có thể căn chia thời lượng cho từng phần. Nên ưu tiên chọn các kịch bản có tính độc đáo mới lạ để gây ấn tượng cho khách mời.
6. Bước 6: Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Trước khi diễn ra sự kiện, bạn cũng cần truyền thông tới công chúng để thu hút sự chú ý, đồng thời tạo sức hấp dẫn khách mời tham gia sự kiện. Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn quảng bá trên các mạng xã hội như facebook, instagram, youtube… hoặc trên báo chí, tivi… Nếu ngân sách cho phép thì đừng ngần ngại mời một vài người nổi tiếng đến tham dự sự kiện để tăng thêm hiệu ứng truyền thông cho chương trình của bạn.
Truyền thông sẽ ấn tượng hơn khi có sự tham dự của người nổi tiếng
Đồng thời, tại bước này, bạn cũng cần thiết lập mối quan hệ với đối tác và nhà tài trợ. Đây sẽ là những đơn vị không chỉ san sẻ bớt gánh nặng chi phí mà còn giúp sự kiện tăng thêm uy tín nhờ sự cộng hưởng nhận diện thương hiệu.
7. Bước 7: Dự trù chi phí tổ chức sự kiện cho công ty
Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện thiếu chuyên nghiệp gặp phải tình trạng lạm chi do sự thiếu chuẩn bị trong khâu phân bổ ngân sách. Để hạn chế tình trạng này, bạn cần phải thống kê tất cả các khoản cần chi cho sự kiện. Sau đó phân bổ mức ngân sách mà doanh nghiệp có sẵn theo từng mục sao cho hợp lý.
Bạn có thể sử dụng Google Bảng tính hoặc một số ứng dụng lên kế hoạch chi phí để hỗ trợ trong giai đoạn này. Các hạng mục thu – chi đều cần được lưu lại rõ ràng trong file kèm với thời gian thực hiện để làm bằng chứng rõ ràng trước công ty.
Một lưu ý nữa trong bước này chính là hãy để dư ra khoảng 10% ngân sách dành cho tổ chức sự kiện để dự trù cho những trường hợp phát sinh chi phí bất thường. Và đừng quên phân biệt rạch ròi giữa ngân sách của công ty với tiền của bạn nếu không muốn làm chi vào chính tiền túi của mình.
Bản ghi các khoản thu – chi rõ ràng là bằng chứng cho việc bạn đã sử dụng ngân sách một cách hợp lý trước công ty
8. Bước 8: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các khâu trước trong 9 bước tổ chức sự kiện, bạn sẽ cần lập kế hoạch trang trí – setup địa điểm tổ chức. Thường các đơn vị sẽ setup tất cả các hạng mục ít nhất 2-3 ngày trước khi diễn ra sự kiện chính thức. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị tổ chức một sự kiện hoành tráng với mức độ phức tạp cao thì hãy dự trù khoảng thời gian setup có thể kéo dài hơn thế.
Trong kế hoạch triển khai tổ chức sự kiện có một số khâu chính mà bạn cần lưu ý như sau:
- Trang trí không gian: Việc trang trí sẽ phụ thuộc vào chủ đề, ý tưởng chính của chương trình. Bạn có thể huy động nhân lực tại công ty để thực hiện, tuy nhiên đối với những sự kiện đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao thì thuê một đội ngũ Event Planner có kinh nghiệm vẫn là giải pháp tối ưu hơn.
- Lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng…: Đây là những khía cạnh đòi hỏi cần phải có kỹ thuật chuẩn xác và chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng biểu diễn của chương trình.
- Lựa chọn menu tiệc: Hiện nay có khá nhiều kiểu tiệc phù hợp với các buổi sự kiện như tiệc ngọt, tiệc trà, tiệc mặn…Tùy vào loại hình sự kiện và kinh phí mà bạn có thể chọn cho mình các hình thức tiệc khác nhau.
- Chuẩn bị tài liệu, standee, băng rôn… cho sự kiện: Đây là những yếu tố góp phần vào việc truyền thông, gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách mời… do đó bạn cũng cần đầu tư thiết kế, in ấn đẹp mắt.
- Chuẩn bị quà tặng: Đối với các sự kiện tri ân, vinh danh hay ra mắt sản phẩm… thì quà tặng cho khách mời là hạng mục không thể thiếu. Bạn nên chú trọng về mặt chất lượng và độ phụ hợp của quá tặng với khách mời hơn là quan tâm đến số lượng của chúng.
Tổng duyệt lại sự kiện lần cuối: Với một sự kiện quy mô, việc tổng duyệt sẽ giúp bạn khớp nối lại âm thanh ánh sáng và các tiết mục riêng lẻ, góp phần tạo sự vận hành trơn tru cho toàn bộ chương trình. Bên cạnh đó, việc tổng duyệt còn giúp bạn phát hiện ra những vấn đề không lường trước, từ đó giải quyết sớm, giúp nâng cao chất lượng sự kiện.
Kiểm tra và tổng duyệt chương trình tại địa điểm tổ chức trước khi thực hiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua
9. Bước 9: Đánh giá, đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện
Không phải doanh nghiệp nào cũng yêu cầu bạn phải đánh giá hiệu quả của sự kiện đã tổ chức, tuy nhiên bước này lại có ý nghĩa rất quan trọng để giúp bạn rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng của các chương trình trong tương lai.
Ngay sau khi kết thúc sự kiện cần có các buổi họp tổng kết và đánh giá với sự tham gia của đội ngũ ban tổ chức, trong đó cần làm rõ hai vấn đề:
- Vấn đề về khâu tổ chức: Sau sự kiện, bạn cần nhìn lại và đánh giá khâu tổ chức xem có những ưu điểm hoặc hạn chế gì. Từ đó tìm cách phát huy và khắc phục trong các sự kiện sắp tới.
- Đánh giá hiệu quả: Một sự kiện thành công là phải đạt được mục tiêu cuối cùng. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả của sự kiện thông qua các số liệu thu thập được. Đó có thể là số lượng người tham gia sự kiện, số lượng người tiếp cận sản phẩm mới, số lượng hàng bán ra sau sự kiện…
Để giúp bạn tổng kết lại tổ chức sự kiện cần làm những gì, dưới đây là bảng checklist 9 bước tổ chức sự kiện ngắn gọn để bạn dễ hình dung:
| Bước | Hạng mục công việc | Nội dung công việc |
|
1 |
Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện |
|
|
2 |
Xác định đối tượng khách mời | Tùy vào loại hình để có sự lựa chọn phù hợp (có thể là khách hàng, đối tác, các bộ nhân viên, người nổi tiếng…) |
|
3 |
Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện | Nên ưu tiên các ý tưởng và chủ đề độc đáo, ấn tượng. Phù hợp mục tiêu của sự kiện và doanh nghiệp |
|
4 |
Xác định thời gian, địa điểm | Ưu tiên tổ chức vào cuối tuần hoặc buổi tối, ngoài giờ hành chính
Địa điểm cần cân nhắc lựa chọn:
|
|
5 |
Xây dựng kịch bản và timeline |
|
|
6 |
Lập kế hoạch truyền thông | Xây dựng kế hoạch truyền thông để lan tỏa thông điệp và thu hút sự chú ý của công chúng |
|
7 |
Dự trù chi phí tổ chức | Thống kê và dự trù các khoản chi nhằm hạn chế tình trạng lạm chi và thiếu sót các hạng mục khi tổ chức sự kiện |
|
8 |
Lập kế hoạch triển khai |
|
|
9 |
Đánh giá đo lường hiệu quả của sự kiện |
|
10. Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z tại Trống Đồng Palace
Khi nhắc đến đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội nói riêng và tại miền Bắc nói chung sẽ không thể không nhắc đến Hệ thống trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace.
Được thành lập từ năm 2009, đến nay Trống Đồng Palace đã có hơn 10 năm kinh nghiệm gắn bó với nghề tổ chức sự kiện với 12 trung tâm tại Hà Nội, Hải Dương và Thái Nguyên. Các cơ sở của Trống Đồng Palace đều tọa lạc tại các vị trí đắc địa, giao thông thuận tiện.
Không gian tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Trống Đồng Palace
Sân khấu sự kiện rực rỡ ánh đèn với sự tham gia của những ngôi sao hàng đầu tại một cơ sở của Trống Đồng Palace
Trống Đồng Palace luôn là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện
Để hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng, hiện nay Trống Đồng Palace hỗ trợ tổ chức tất cả các loại hình sự kiện từ hội thảo, hội nghị, triển lãm, YEP… với dịch vụ trọn gói gồm:
- Tư vấn lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hứa hẹn sẽ mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất.
- Hỗ trợ khách hàng xây dựng kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng.
- Trang trí sự kiện, setup sân khấu, âm thanh ánh sáng và các trang thiết bị hiện đại, kỹ thuật cao…
- Cung cấp các dịch vụ đi kèm như MC, ca sĩ, biên đạo múa… giúp đa dạng nội dung chương trình biểu diễn.
- Hỗ trợ lên menu tiệc phong phú phù hợp với từng loại hình sự kiện.
Với dịch vụ trọn gói của mình, Trống Đồng Palace giúp khách hàng có thể giản lược tối đa các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.
Không gian đẳng cấp, dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp giúp tiết kiệm ngân sách, thời gian cho doanh nghiệp
Hy vọng với những chia sẻ về 9 bước tổ chức sự kiện trên đây, bạn đã có thể trả lời được câu hỏi “Tổ chức sự kiện như thế nào?”. Nếu bạn vẫn đang cần tìm một đơn vị tổ chức uy tín với những dịch vụ chất lượng và đẳng cấp, hãy liên hệ với Trống Đồng Palace ngay hôm nay để được tư vấn hỗ trợ.
———————————–
TRỐNG ĐỒNG PALACE – Hệ sinh thái giải pháp dịch vụ cưới hỏi trọn gói đầu tiên tại Việt Nam
Hotline: 0964.257.766
Email: marketing@trongdongpalace.com
