Với những gia đình có đông họ hàng cùng các mối quan hệ rộng, một đám cưới quy mô 700 khách không phải là điều hiếm gặp. Tuy nhiên, để đón tiếp chừng ấy khách mời trong cùng một buổi tiệc diễn ra chỉn chu và trọn vẹn, cô dâu chú rể sẽ cần phải tính toán cực kì kỹ lưỡng và bắt đầu chuẩn bị từ sớm, nếu không muốn rơi vào cảnh cập rập vào phút chót hay phải chấp nhận một phương án không như ý cho ngày trọng đại. Trong bài viết dưới đây, Trống Đồng Palace sẽ chia sẻ lộ trình chuẩn bị tiệc cưới 700 khách theo từng giai đoạn cụ thể để hai bạn dễ dàng hình dung và chủ động hơn cho ngày trọng đại của mình.
Vì sao tiệc cưới 700 khách cần được chuẩn bị từ 3 đến 6 tháng
So với các bữa tiệc cỡ vừa, tiệc cưới 700 khách có khối lượng công việc lớn hơn nhiều. Chính vì vậy, cô dâu chú rể nên khởi động kế hoạch sớm để hạn chế tối đa các phát sinh không mong muốn. Dưới đây là bốn lý do khiến giai đoạn chuẩn bị cần kéo dài từ 3 đến 6 tháng:
- Sảnh tiệc đủ sức chứa 700 khách không nhiều: Tại Hà Nội, chỉ một vài trung tâm có sảnh đơn đủ chứa 70 bàn trong cùng một tầng. Vào mùa cưới, những sảnh này thường được đặt trước từ 5 đến 8 tháng, vì vậy nếu chậm chân, cô dâu chú rể có thể phải chấp nhận phương án ghép sảnh hoặc lùi ngày tổ chức.
- Khối lượng công việc chạy song song khá nhiều: Một tiệc cưới quy mô 700 khách sẽ bao gồm rất nhiều hạng mục cần triển khai cùng lúc, từ trang trí, thực đơn, chương trình văn nghệ cho đến xe hoa, thiệp mời và sơ đồ bàn tiệc. Mỗi hạng mục đều cần một khoảng thời gian riêng để chốt và điều chỉnh.
- Danh sách khách mời lớn: Việc rà soát, phân nhóm và chốt bàn cho 700 khách đòi hỏi hai họ ngồi lại nhiều buổi để đối chiếu. Đây là khâu mà nhiều cặp đôi thường đánh giá thấp thời gian thực tế cần dành cho nó.
- Thực đơn cần được dùng thử và điều chỉnh: Với lượng khách đa dạng độ tuổi và vùng miền, thực đơn cần được nếm thử và phản hồi lại cho bộ phận bếp ít nhất hai đến ba tuần trước ngày cưới để kịp hoàn thiện menu.
Từ những lý do trên, Trống Đồng Palace khuyên cô dâu chú rể nên bắt đầu lên kế hoạch ít nhất 4 đến 6 tháng trước ngày cưới. Trường hợp đặc biệt có thể rút xuống 3 tháng, nhưng lúc đó cặp đôi cần một đơn vị giàu kinh nghiệm để đồng hành ngay từ đầu.
Checklist 6 bước chuẩn bị tiệc cưới 700 khách theo từng giai đoạn
Giai đoạn 5 đến 6 tháng trước đám cưới
Bước 1: Dự trù ngân sách và chọn địa điểm tổ chức. Đây là bước quan trọng nhất vì nó quyết định toàn bộ kế hoạch phía sau. Hai gia đình nên ngồi lại, thống nhất khả năng chi trả rồi mới khoanh vùng phân khúc phù hợp. Hiện nay, mức giá trên thị trường có thể tham khảo như sau:
- Trung tâm tiệc cưới phân khúc tầm trung dao động từ 3.500.000 đến 5.500.000 VNĐ một bàn.
- Trung tâm lớn có sảnh riêng cho 700 khách dao động từ 5.500.000 đến 8.500.000 VNĐ một bàn.
- Khách sạn 4 đến 5 sao có ballroom đủ sức chứa thường từ 9.000.000 đến 16.000.000 VNĐ một bàn.
Sau khi đã xác định phân khúc, cô dâu chú rể nên đi xem ít nhất 2 đến 3 địa điểm, xin báo giá trọn gói và đặt cọc sớm khi đã ưng ý. Các sảnh đẹp trong mùa cưới thường kín lịch rất nhanh, vì vậy chốt sớm sẽ giúp hai bạn giữ được ngày giờ như mong muốn.
Giai đoạn 3 đến 4 tháng trước đám cưới
Bước 2: Chốt concept trang trí và các dịch vụ đi kèm. Khi đã có địa điểm, hai bạn làm việc với đội trang trí của trung tâm để thống nhất tone màu, phong cách và các hạng mục cụ thể. Phong cách có thể lựa chọn theo sở thích như cổ điển, hiện đại, rustic hoặc theo chủ đề khu vườn, miễn sao ăn nhập với concept ảnh cưới. Riêng với tiệc 700 khách, sân khấu cần được thiết kế đủ rộng để phục vụ các tiết mục biểu diễn.
Bước 3: Đặt lịch makeup, chụp ảnh cưới và chuẩn bị trang phục. Trong giai đoạn này, cô dâu chú rể nên triển khai đồng thời ba đầu việc sau:
- Cô dâu nên chọn đơn vị makeup có kinh nghiệm với đám cưới lớn và đặt lịch trước tối thiểu 3 tháng để giữ ngày.
- Hai bạn tranh thủ chụp ảnh cưới trong vòng một tháng này để kịp in thiệp mời và trang trí photobooth.
- Gia đình hai bên chuẩn bị sẵn áo dài cho cô dâu chú rể, váy cưới, vest chú rể, áo dài cho bố mẹ và trang phục cho đội bê tráp.
Giai đoạn 1 đến 2 tháng trước đám cưới
Bước 4: In thiệp và lập sơ đồ bàn tiệc. Thiệp cưới nên được in và gửi tới khách mời ít nhất 3 đến 4 tuần trước ngày tổ chức để mọi người có thời gian sắp xếp. Song song, hai bạn ngồi lại với trung tâm để lập sơ đồ bàn tiệc. Đây là khâu đặc biệt quan trọng với tiệc 70 bàn, bởi cách sắp xếp ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời.
Bước 5: Dùng thử menu và chốt thực đơn. Các trung tâm uy tín đều mời cặp đôi đến dùng thử menu miễn phí trong giai đoạn này. Hai bạn nên tận dụng buổi dùng thử để kiểm tra khẩu vị từng món, quan sát cách trình bày và phản hồi trực tiếp với bếp nếu thấy cần điều chỉnh.
Giai đoạn một tuần trước đám cưới
Bước 6: Chốt danh sách cuối và kiểm tra toàn bộ hạng mục. Tuần cuối là lúc cô dâu chú rể rà soát lại mọi thứ trước ngày trọng đại. Bốn đầu việc cần hoàn tất bao gồm:
- Hai bạn xác nhận số bàn chính thức với trung tâm, thông thường chốt trước tiệc từ 3 đến 5 ngày.
- Cô dâu chú rể kiểm tra trang phục, lịch makeup và kịch bản MC thêm một lần nữa.
- Hai bạn thống nhất với trung tâm về phương án dự phòng cho các tình huống có thể phát sinh trong ngày cưới.
- Cuối cùng, cô dâu chú rể dành thời gian nghỉ ngơi để giữ sức khỏe và tinh thần thoải mái nhất cho ngày trọng đại.
❯❯ Xem thêm: Tổ Chức Đám Cưới Trong 1 Tháng – Cặp Đôi Cần Chuẩn Bị Những Gì?
Sơ đồ bàn tiệc cho tiệc cưới 700 khách và những lưu ý quan trọng
Với 70 bàn trong một sảnh, việc sắp xếp chỗ ngồi không còn là chuyện đơn giản. Cách cô dâu chú rể phân bổ các khu vực sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời và sự liền mạch của chương trình. Trống Đồng Palace gợi ý cặp đôi chia khách thành 5 nhóm chính như sau:
- Bàn gia đình hai họ: Đặt gần sân khấu nhất và chia đều về hai bên cho cân đối. Nhóm này thường gồm 6 đến 10 bàn đầu tiên.
- Bàn họ hàng thân thiết: Xếp ngay sau bàn gia đình, cùng phía với họ tương ứng để các bác, các cô chú dễ trò chuyện với nhau trong bữa tiệc.
- Bàn đồng nghiệp và đối tác: Bố trí ở khu vực giữa sảnh, gần lối đi chính để cô dâu chú rể thuận tiện đi mời rượu và chào hỏi từng người.
- Bàn bạn bè của cô dâu chú rể: Sắp xếp ở phía sau sảnh, gần khu photobooth để không khí thêm phần sôi động và thoải mái.
- Bàn phụ dự phòng: Hai bạn nên chuẩn bị thêm 2 đến 3 bàn dự phòng cho khách đến đột xuất. Đây là con số Trống Đồng Palace khuyến nghị dựa trên kinh nghiệm thực tế từ nhiều tiệc cưới quy mô lớn.
Ngoài việc phân nhóm, hai bạn cần lưu ý khoảng cách lối đi giữa các bàn nên tối thiểu 1,2m để nhân viên phục vụ đi lại thuận tiện, đặc biệt khi bưng các món nóng. Sơ đồ bàn tiệc nên được chốt cùng trung tâm ít nhất 5 ngày trước ngày cưới để kịp in số bàn và phân công nhân sự phục vụ đúng khu vực.
Dùng thử menu và điều chỉnh thực đơn cho tiệc 700 khách
Thực đơn cho 700 khách là một bài toán riêng. Hai họ có thể đến từ nhiều vùng miền khác nhau, gồm cả khách cao tuổi và khách trẻ, người ăn chay lẫn người ăn mặn. Chính vì vậy, một thực đơn phù hợp cho quy mô này cần cân bằng được tất cả các nhóm khẩu vị.
Trống Đồng Palace gợi ý cấu trúc cơ bản gồm bốn nhóm món như sau:
- Món khai vị: Một món salad hoặc nộm kết hợp cùng một món súp nhẹ là lựa chọn an toàn để khởi đầu bữa tiệc. Vị chua ngọt và dễ ăn sẽ giúp khách mời vào bữa tự nhiên hơn.
- Món chính: Phần món chính nên bao gồm 4 đến 5 món cân đối giữa các nhóm nguyên liệu, gồm một món hải sản, một món gà hoặc vịt, một món thịt bò hoặc heo, một món rau và một món cơm hoặc xôi.
- Món đặc biệt: Một món lẩu hoặc cháo cuối tiệc sẽ giúp khách mời no đủ, đồng thời giữ được không khí ấm cúng trước khi tiệc tan.
- Món tráng miệng: Phần cuối, trái cây theo mùa hoặc bánh ngọt kích thước nhỏ sẽ giúp khách mời dễ thưởng thức mà không bị quá no.
Khi đi dùng thử menu, cô dâu chú rể nên rủ cả bố mẹ hai bên cùng đi để có thêm góc nhìn của người lớn tuổi trong gia đình. Nếu thấy món nào chưa vừa ý, hai bạn có thể trao đổi thẳng với bếp trưởng. Các trung tâm uy tín đều sẵn sàng điều chỉnh trong giới hạn hợp lý mà không tính thêm chi phí.
❯❯ Xem thêm: 50+ Thực Đơn Tiệc Cưới Hấp Dẫn Tại Trống Đồng Palace
Gợi ý địa điểm tổ chức tiệc cưới 700 khách – Trống Đồng Palace Lãng Yên
Trong hệ thống 14 trung tâm của Trống Đồng Palace tại Hà Nội, chi nhánh Lãng Yên tại số 2 Lãng Yên, Phường Hồng Hà là một trong những địa điểm phù hợp nhất để tổ chức tiệc cưới 700 khách. Cơ sở này sở hữu sảnh đơn liền mạch đủ chứa 70 bàn trong cùng một tầng, trần cao, không có cột giữa và khu vực bãi xe rộng rãi phục vụ khách mời.
Với hơn 12 năm đồng hành cùng các cặp đôi, Trống Đồng Palace luôn làm việc theo hướng chỉn chu ở từng chi tiết và tận tâm ở từng giai đoạn. Từ buổi tư vấn đầu tiên đến khoảnh khắc tiễn vị khách cuối cùng, mỗi cặp đôi đều có một coordinator cố định phụ trách xuyên suốt, để hai bạn không phải kể lại câu chuyện của mình từ đầu mỗi lần làm việc.
Liên hệ tư vấn tổ chức tiệc cưới 700 khách tại Trống Đồng Palace
Nếu cô dâu chú rể đang trong giai đoạn lên kế hoạch cho tiệc cưới quy mô 700 khách, hãy liên hệ ngay với Trống Đồng Palace để được tư vấn lộ trình cụ thể và đặt lịch đi xem sảnh bạn nhé.
Đăng Ký Tư Vấn Đặt TiệcHotline: 0964.257.766
Email: marketing@trongdongpalace.com
Fanpage: https://www.facebook.com/trongdongwedding
Zalo: https://zalo.me/trongdongpalace
