Sự kiện quy mô dù lớn hay nhỏ thì đều cần phải lập kế hoạch tổ chức. Kế hoạch càng chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện càng thuận lợi và ít phát sinh. Dưới đây là 11 bước giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả nhất.
1. Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công
Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp thể dễ dàng quảng bá hình ảnh, truyền tải các thông điệp đến với công chúng. Sự kiện được tổ chức càng bài bản thì doanh nghiệp càng khẳng định được uy tín và sự chuyên nghiệp của mình. Trống Đồng Palace xin chia sẻ đến bạn, quy trình 11 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công.
1.1. Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện
Có nhiều loại hình sự kiện có thể tổ chức, tuỳ thuộc theo từng mục đích doanh nghiệp như: lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng… Mỗi loại hình này lại có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Do đó, việc xác định mục tiêu cụ thể của sự kiện là gì sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch chính xác nhất. Từ đó tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo hướng tới mục đích chính cuối cùng.
Ví dụ: Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, mục tiêu của doanh nghiệp là phải tạo dựng được sự chú ý của khách hàng và công chúng. Do đó khi lên kế hoạch cho sự kiện cần đặc biệt quan tâm đến các hạng mục truyền thông, quảng cáo.
Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện
1.2. Bước 2: Xác định đối tượng khách mời
Để sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch doanh nghiệp cần phân loại và chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện. Tránh việc truyền thông sai đối tượng, dẫn đến lãng phí ngân sách và nguồn lực.
Ví dụ: Sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách mời tham gia là các khách hàng thân thiết lâu năm, tin dùng sản phẩm của doanh nghiệp.
Đối với các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới thì khách mời nên lựa chọn những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới.
Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải xác định danh sách khách mời sớm. Việc này sẽ giúp bạn có thể tính toán chi phí hiệu quả và tìm địa điểm tổ chức phù hợp. Đồng thời, bạn nên gửi thiệp trước ít nhất khoảng 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và thời gian tham dự.
Xác định đối tượng khách mời
1.3. Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Với bất kỳ sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều rất quan trọng. Ý tưởng và chủ đề phải phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời mà doanh nghiệp hướng tới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp xâu chuỗi toàn bộ hoạt động của sự kiện, giúp nó diễn ra đúng hướng và đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.
Nếu đang gặp khó khăn trong việc lên idea cho sự kiện bạn có thể tham khảo những ý tưởng tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace để chuẩn bị kế hoạch tốt nhất.
Nên ưu tiên lựa chọn các ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo
1.4. Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm
- Thời gian: Khi xác định thời gian tổ chức, bạn cần ưu tiên lựa chọn các khung giờ thuận lợi cho khách mời. Thông thường có thể là cuối tuần hoặc thời gian buổi tối, ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến công việc của khách.
- Địa điểm: Căn cứ vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Cần ưu tiên đánh giá và lựa chọn các yếu tố như không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, thuận tiện giao thông, đầy đủ tiện ích và có bãi đỗ xe lớn… Những yếu tố này sẽ tạo sự thỏa mái dễ chịu, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức cũng như tăng cường trải nghiệm dịch vụ cho khách mời. Ngoài ra sau khi lựa chọn được địa điểm bạn nên lên kế hoạch đặt chỗ sớm để tránh tuột mất vị trí tốt vào tay người khác.
1.5. Bước 5: Dự trù chi phí tổ chức cho công ty
Dự trù ngân sách là một bước cần thiết trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch như số lượng, quy mô, chất lượng của các chương trình, phần trang trí, địa điểm tổ chức… Dưới đây là một bảng dự trù các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:
|
Hạng mục |
Đơn giá |
Số lượng |
Tổng cộng |
|
1. Chi phí Thiết kế |
|
|
|
|
Thiệp mời |
|
|
|
|
Sân khấu |
|
|
|
|
Backdrop |
|
|
|
|
Banner |
|
|
|
|
Poster |
|
|
|
|
Tờ rơi |
|
|
|
|
2. Chi phí in ấn |
|
|
|
|
Thiệp mời |
|
|
|
|
Backdrop |
|
|
|
|
Welcome banner |
|
|
|
|
Poster |
|
|
|
|
Tài liệu |
|
|
|
|
3. Địa điểm |
|
|
|
|
4. Trang trí |
|
|
|
|
Hoa cài áo khách mời |
|
|
|
|
Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên |
|
|
|
|
Thẻ tên nhân viên, khách mời sự kiện |
|
|
|
|
Giỏ hoa để bàn |
|
|
|
|
Lẵng hoa lớn |
|
|
|
|
Sân khấu |
|
|
|
|
5. Thiết bị sự kiện |
|
|
|
|
Âm thanh – ánh sáng |
|
|
|
|
Màn hình – máy chiếu |
|
|
|
|
Laptop |
|
|
|
|
6. MC |
|
|
|
|
7. Diễn giả/ KOLs |
|
|
|
|
8. Văn nghệ |
|
|
|
|
9. Nhân sự |
|
|
|
|
Tuyên truyền |
|
|
|
|
Tiếp tân |
|
|
|
|
Hướng dẫn viên |
|
|
|
|
10. Chụp hình |
|
|
|
|
11. Quay phim |
|
|
|
|
12. Quà lưu niệm |
|
|
|
Bên cạnh đó, việc lập dự trù chi phí cũng giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế tối đa các thiếu sót, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
1.6. Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ
Việc xác định và thiết lập quan hệ với các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến sự thành công của sự kiện do đó bạn không nên bỏ qua bước này khi lên kế hoạch tổ chức.
Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn. Điều này được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị…
Thêm vào đó, những đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt hoặc có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sẽ giúp tăng cường hiệu quả truyền thông. Đồng thời khẳng định độ chuyên nghiệp của sự kiện, dễ gây được tiếng vang với công chúng.
Các đối tác và nhà tài trợ sẽ góp phần không nhỏ đến sự thành công của sự kiện
1.7. Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện
Sau khi hoàn thành các bước trên, việc bạn cần làm tiếp theo để tạo nên một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo là lên timeline và kịch bản cho các chương trình. Điều này thể hiện thông qua việc xây dựng timeline và kịch bản.
- Timeline: Timeline của một sự kiện thường sẽ được chia làm 3 phần chính: Khai mạc – chương trình chính và bế mạc. Trong mỗi phần này, bạn cần lựa chọn tổ chức các hoạt động tương ứng nhằm truyền tải đến khách mời thông điệp chính.
- Kịch bản: Kịch bản phải bao quát toàn bộ các hoạt động của sự kiện. Trong kịch bản, bạn sẽ phải lập chi tiết nội dung chương trình, nhân sự phụ trách, đạo cụ sử dụng và thời gian diễn ra từng hạng mục… Nên tập trung xây dựng một kịch bản chi tiết và độc đáo để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và gây được ấn tượng cho khách mời.
Các kịch bản tốt sẽ gây được ấn tượng với khách mời
1.8. Bước 8: Lập kế hoạch quảng bá
Bạn sẽ không thể đạt được mục đích truyền tải thông điệp nếu không quảng bá sự kiện tới công chúng. Tùy vào loại hình và mục đích cụ thể của từng sự kiện mà bạn sẽ có kế hoạch quảng bá khác nhau. Các kênh quảng bá được các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn hiện nay là:
- Quảng cáo trên mạng xã hội: facebook, instagram, zalo…
- Tiếp thị qua email, báo điện tử
- Tiếp thị qua áp phích, tờ rơi
- Quảng cáo qua các phương tiện thông tin đại chúng: truyền hình, báo chí…
1.9. Bước 9: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Bạn cần phải kiểm soát được tất cả các khâu, đảm bảo tất cả chúng đều diễn ra đúng tiến độ.
- Trang trí địa điểm dựa theo concept chương trình: Chủ đề của sự kiện sẽ được thể hiện phần nhiều qua phần trang trí. Bạn cần làm việc với bộ phận phụ trách về tone màu chủ đạo, các loại hoa và đồ decor sử dụng… Tùy vào tính chất và chủ đề của sự kiện, mà bạn cần lựa chọn cho mình phong cách trang trí phù hợp.
- Setup trang thiết bị: Các hạng mục như sân khấu và âm thanh, ánh sáng đặc biệt quan trọng. Đây là những yếu tố sẽ tác động vào cảm xúc của người tham dự và chi phối chất lượng các chương trình trong sự kiện. Hãy chắc chắn hệ thống loa đài, micro, ánh sáng tổng và ánh sáng hiệu ứng hoạt động tốt, đáp ứng được các tiết mục trong chương trình của bạn.
- Lựa chọn menu tiệc: Mỗi sự kiện có đặc thù riêng sẽ phù hợp với các kiểu tiệc khác nhau. Tùy vào các yếu tố như quy mô, ngân sách, đối tượng khách mà bạn có thể lựa chọn menu tiệc trà, tiệc đồ ngọt hoặc tiệc mặn… cho phù hợp. Ví dụ, các sự kiện ra mắt sản phẩm có thể lựa chọn tiệc trà cùng đồ ngọt đi kèm. Do tính chất sự kiện khá nhẹ nhàng, chỉ diễn ra trong khoảng 90 – 120 phút / chương trình.
- Chuẩn bị tài liệu tiếp thị: Một phần không thể thiếu trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chính là việc chuẩn bị các tài liệu tiếp thị để khách mời dễ dàng nắm bắt được các thông tin quan trọng của trình… Các hạng mục như tài liệu, standee, băng rôn… sẽ góp phần nào trong việc được sự chú ý và truyền tải tới khách mời các thông điệp của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị quà tặng: Để bày tỏ sự trân trọng tới các khách mời và đại biểu, các đơn vị tổ chức cần chuẩn bị quà tặng hợp lý như hoa, kỷ niệm chương, sổ tay hoặc móc chìa khóa… Tuy chỉ là những món quà nhỏ nhưng lại mang một ý nghĩa tinh thần rất lớn, giúp khách mời luôn ghi nhớ về sự kiện của bạn và xây dựng hình ảnh thương hiệu thân thiện hơn cho doanh nghiệp.
Quà tặng thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp tới các khách mời tham dự
Phong cách trang trí và hệ thống âm thanh – ánh sáng là yếu tố đặc biệt quan trọng
Standee giúp truyền tải thông điệp, thu hút sự quan tâm của công chúng
1.10. Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh
Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, bạn nên tổng duyệt lại chương trình một lần để kiểm tra xem có vấn đề phát sinh gì không và kịp thời xử lý. Đồng thời, việc tổng duyệt cũng như một bản nháp của sự kiện chính, giúp bạn làm quen với kịch bản, tránh bỡ ngỡ và xảy ra các sai sót khi chương trình chính thức diễn ra.
Tổng duyệt trước sự kiện góp phần giúp chương trình diễn ra thuận lợi hơn
1.11. Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệm
Dù bạn có lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt đến đâu thì trên thực tế vẫn sẽ có những phát sinh không đáng có, hoặc những đầu mục công việc mà bạn có thể làm tốt hơn. Các buổi họp đánh giá sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có sự nhìn nhận lại các vấn đề này, rút ra kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện sau. Từ đó nâng cao chất lượng các sự kiện, cải thiện mức độ uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
2. Mẫu kịch bản tham khảo khi tổ chức sự kiện
Dưới đây là mẫu kịch bản tham khảo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh, chi tiết lại các chương trình cho phù hợp.
|
Thời gian |
Chương trình |
Nội dung cụ thể |
|
20 – 30p |
Đón khách |
Đây là khoảng thời gian đầu chương trình để đón tiếp và khách mời di chuyển vào chỗ ngồi. Cụ thể:
|
|
5p |
Mở màn |
Để ổn định khách mời và thu hút sự chú ý về phía sân khấu, các chương trình mở màn thường là các tiết mục văn nghệ như ca hát, múa nhảy… Tùy vào chủ đề cụ thể mà bạn sẽ chọn cho mình các tiết mục có tính chất phù hợp. |
|
5p |
MC giới thiệu chương trình |
Sau tiết mục mở màn, MC sẽ bước lên sân khấu. Tuyên bố lý do tổ chức, mục đích chính của sự kiện và gửi lời cảm ơn khách mời đã tham dự. |
|
5p |
Giới thiệu thành phần tham dự |
Thành phần tham dự thường là các đại diện, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và đơn vị đối tác, nhà tài trợ hoặc các khách mời nổi tiếng để tạo uy tín cho chương trình |
|
5p |
Ban lãnh đạo công ty phát biểu |
Ban lãnh đạo công ty phát biểu gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp tới toàn thể khách mời, đồng thời truyền tải thông điệp chính của sự kiện. |
|
30p |
Chương trình giao lưu |
Tùy thuộc vào sự kiện cụ thể mà chương trình giao lưu sẽ có thời lượng và các tiết mục khác nhau. Đối với các sự kiện thông thường như tri ân khách hàng, tổng kết cuối năm, các tiết mục này thường là các tiết mục văn nghệ công phu, hoặc các phần chia sẻ đến từ các khách mời có tầm ảnh hưởng… |
|
15p |
Tặng quà |
Quà tặng được ban tổ chức gửi tới khách mời như một lời cảm ơn đã đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều loại quà tặng phù hợp cho doanh nghiệp lựa chọn, có thể là kỷ niệm chương, bằng khen, hoặc sản phẩm dịch vụ do chính doanh nghiệp cung cấp… |
|
30p |
Khai tiệc |
Trong khi khách mời dùng bữa, trên sân khấu bạn có thể biểu diễn các tiết mục nhẹ nhàng như ca hát, band nhạc tứ tấu, hoặc phát các bản nhạc nhẹ… |
|
20p |
Bế mạc |
Cuối chương trình thường diễn ra các hoạt động như chụp ảnh kỷ niệm với khách mời. Sau đó, đội ngũ PG và ban tổ chức sẽ cảm ơn và tiễn khách ra về. |
3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cùng Trống Đồng Palace
Là một trong những đơn vị tổ chức uy tín nhất hiện nay, Trống Đồng Palace vinh dự được đồng hành cùng các doanh nghiệp, tổ chức qua hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ trong suốt 12 năm kinh nghiệm. Hiện nay Trống Đồng Palace cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:
- Tư vấn lập kế hoạch tổ chức sự kiện, mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất.
- Hỗ trợ khách hàng xây dựng kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng, tạo được tiếng vang với khách mời và công chúng.
- Trang trí và thiết kế sự kiện phù hợp concept: Ngoài ra, Trống Đồng Palace còn hỗ trợ trang trí sự kiện, setup sân khấu theo chủ đề lựa chọn. Cung cấp hệ thống trang thiết bị hiện đại, chất lượng âm thanh ánh sáng tốt nhất phục vụ các sự kiện quy mô, các tiết mục chương trình hoành tráng.
- Đa dạng loại hình dịch vụ đi kèm: Trống Đồng Palace cung cấp các dịch vụ khác như MC, ca sĩ, biên đạo múa, band nhạc chuyên nghiệp… Giúp quý khách hàng xây dựng một chương trình quy mô và hiện đại.
- Xây dựng menu tiệc phong phú: Với đội ngũ đầu bếp có tay nghề cao, Trống Đồng Palace tư vấn và cung cấp menu tiệc phong phú, chất lượng đảm bảo phù hợp với nhiều loại hình sự kiện khác nhau.
- Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao: Bên cạnh đó, chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Không chỉ chuyên nghiệp trong tác phong mà nhanh nhạy trong việc điều phối chương trình, có kỹ năng xử lý tình huống tốt. Đảm bảo sự kiện của bạn luôn diễn ra một cách hoàn hảo và thành công nhất.
Trống Đồng Palace cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu
Thực đơn được xây dựng bởi đội ngũ đầu bếp có kinh nghiệm lâu năm và yêu nghề
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ khách bất cứ lúc nào
Với những thế mạnh trong kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất, Trống Đồng Palace luôn sẵn sàng cùng các doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chất lượng nhất. Từ đó, giúp quý khách hàng truyền tải các thông điệp ý nghĩa, nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.
———————————–
