Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

Đăng ngày Đăng bởi

Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì là câu hỏi khiến không ít nhà event planner mới vào nghề cảm thấy khó trả lời. Dựa trên kinh nghiệm hơn 12 năm tổ chức sự kiện, Trống Đồng Palace đúc rút rằng tổ chức sự kiện bao gồm những công việc chính như sau:

  • Xác định mục đích tổ chức sự kiện.
  • Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
  • Xây dựng kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện.
  • Xây dựng và quản lý ngân sách tổ chức sự kiện.
  • Làm việc với đối tác, nhà tài trợ, khách mời của sự kiện.
  • Quảng bá, truyền thông cho sự kiện. 
  • Chuẩn bị thiệp mời, menu tiệc và các vấn đề liên quan đến tiếp đãi khách mời.
  • Giám sát đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra thuận lợi.
  • Tổng kết sau khi kết thúc sự kiện.

Tùy vào quy mô của sự kiện và kinh nghiệm của đội ngũ tổ chức mà thời gian thực hiện các công tác trên có thể dài hoặc ngắn. Khi bắt tay và thực hiện kế hoạch tổ chức hoàn hảo, bạn cần phải có một checklist đầy đủ các công việc và sắp xếp thứ tự thực hiện chúng một cách hợp lý. 

1. Những công việc cần thiết để tổ chức sự kiện

Để các công việc không bị chồng chéo và dễ dàng kiểm soát hơn, nhà tổ chức sự kiện nên sắp xếp các đầu việc theo giai đoạn và hoạch định rõ thời gian để thực hiện.

1.1. Giai đoạn từ 4-6 tháng trước khi sự kiện bắt đầu

Đây là giai đoạn đầu tiên khi bạn bắt tay vào quá trình tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, bạn cần bắt tay vào thực hiện các công việc mang tính quyết định đối với sự kiện như:

Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Với mỗi mục đích khác nhau thì hình thức tổ chức sự kiện cũng khác nhau. Ví dụ tiệc tri ân khách hàng cần trang trọng, lịch sự trong khi đó, các bữa tiệc nội bộ như tiệc tất niên, tiệc sinh nhật thì lại cần không khí vui vẻ, hào hứng… Do đó, trước khi bắt tay vào thực hiện, bạn cần xác định rõ mục đích và lựa chọn hình thức sự kiện phù hợp.

xác định mục đích tổ chức - một công việc để tổ chức sự kiện
Mỗi mục đích lại có loại hình tổ chức sự kiện khác nhau

Lựa chọn ngày tổ chức sự kiện

Bạn sẽ không thể đặt được địa điểm hoặc các dịch vụ khác nếu không xác định được ngày tổ chức. Bạn nên lựa chọn ngày sự kiện diễn ra vào cuối tuần để mọi người có thể dễ dàng thuận tiện trong việc sắp xếp thời gian tham dự. Với các dịp như sinh nhật, kỷ niệm thành lập doanh nghiệp thì bạn có thể tổ chức và đúng ngày để thêm phần ý nghĩa.

Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Khi tìm hiểu và lựa chọn địa điểm, bạn cần dựa vào các yếu tố để đưa ra những lựa chọn chính xác và phù hợp nhất. 

  • Vị trí địa lý thuận tiện, giao thông tiếp cận dễ dàng.
  • Sức chứa phù hợp với số lượng khách mời dự kiến. Đối với các sự kiện quy mô lớn, nên chọn các trung tâm có diện tích rộng để chứa toàn bộ khách trong cùng 1 sảnh tiệc. Tránh trường hợp tách thành hai phòng tiệc riêng.
  • Không gian phù hợp với loại hình và mục đích của sự kiện. Nên ưu tiên các địa điểm có phong cách trang trọng lịch sự. 
  • Cơ sở vật chất: Lựa chọn các trung tâm có hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếu hiện đại, công suất lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ khi không phải thuê dịch vụ ngoài. 
  • Bãi đậu xe của địa điểm tổ chức cũng cần rộng rãi, đáp ứng được số lượng phương tiện tương ứng với số lượng khách mời. 
  • Chất lượng tiệc và phục vụ: Nên ưu tiên lựa chọn các trung tâm được đánh giá cao về chất lượng tiệc và thái độ phục vụ. Từ đó mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách mời. 

Công việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Cần tìm hiểu kỹ để lựa chọn địa điểm phù hợp và chất lượng

Nếu bạn gặp phải khó khăn khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có thể tham khảo không gian tổ chức sự kiện tại hệ thống trung tâm Trống Đồng Palace - một trong những thương hiệu uy tín nhất hiện nay trong lĩnh vực này.

Ước lượng các khoản chi phí phát sinh

Xác định chi phí là một trong những công việc không thể thiếu để trả lời cho câu hỏi “Tổ chức sự kiện cần những gì”.

Để đảm bảo các đầu mục đều được chuẩn bị đầy đủ và chu đáo, bạn nên lập bảng dự trù trước các khoản cần phải chi cho sự kiện. Đây chính là căn cứ để kiểm soát chi tiêu, tránh lạm chi, hay thiếu hụt, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện. Các khoản chi thường có trong khâu tổ chức sự kiện thường bao gồm:

  • Chi phí thuê địa điểm
  • Chi phí thức ăn và thức uống
  • Chi phí thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện
  • Chi phí thuê MC, ca sĩ, vũ đoàn…
  • Chi phí thuê xe cho khách mời

Công việc tính toán chi phí tổ chức sự kiện

Cần tính toán và dự trù chi phí thật chi tiết

Xây dựng ngân sách tổ chức sự kiện

Sau khi dự trù được các khoản chi, bạn có thể gửi đề xuất lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để nhận được tạm ứng. Trong trường hợp doanh nghiệp đã có sẵn mức ngân sách quy định thì bạn có thể căn cứ vào đó để đánh giá xem các khoản chi đã hợp lý chưa. Có cần điều chỉnh hay có thể tiết kiệm được khoản nào hay không. 

Lập team tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là cả một quá trình dài với rất nhiều công đoạn và đầu việc. Một người sẽ không thể xử lý chu đáo được tất cả các công việc đó. Vì vậy, bạn cần phải lập một đội ngũ tổ chức. Có sự phân công và quy trách nhiệm cho từng cá nhân một cách rõ ràng. Thông thường 1 team tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

  • Nhóm ý tưởng phụ trách lên ý tưởng, chủ đề chung cũng như chi tiết các tiết mục biểu diễn, các thiết kế trang trí, ấn phẩm poster, backdrop, thiệp mời…
  • Nhóm hậu cần, kỹ thuật phụ trách các hoạt động như phương tiện đi lại, ăn uống, quà tặng, khách mời, âm thanh ánh sáng, thuê nhân sự (PG, lễ tân, ca sĩ..)
  • Nhóm điều hành phụ trách các vấn đề thủ tục hành chính, quản lý rủi ro, giám sát tiến độ thực hiện, điều phối và chạy chương trình sự kiện.

Trong quá trình thực hiện, team cần thường xuyên họp bàn bạc trao đổi để báo cáo tiến độ và xử lý các phát sinh.

Team thực hiện công việc tổ chức sự kiện

Lập team tổ chức để san sẻ bớt công việc 

Quảng bá cho sự kiện

Ngoài những hạng mục trên, tổ chức sự kiện còn bao gồm công việc quảng bá truyền thông. Một số sự kiện mang tính chất truyền thông như ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, thành lập công ty… sẽ cần đến hoạt động quảng bá để nâng cao hình ảnh thương hiệu. 

Xem thêm: Bật mí cách tổ chức sự kiện tri ân khách hàng TRỌN VẸN từ A đến Z

Các công việc phục vụ mục đích quảng bá thường bao gồm:

  • Thiết kế banner quảng cáo cho sự kiện đăng lên trang chủ website hoặc trang mạng xã hội.
  • Tạo trang mạng xã hội cho sự kiện.
  • Thực hiện video quảng bá sự kiện.

Xác định diễn giả, khách mời đặc biệt

Sự xuất hiện của các diễn giả, khách mời đặc biệt sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn và có sức lan tỏa mạnh mẽ hơn. Đặc biệt là đối với việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sự kiện chuyển giao công nghệ, diễn đàn, tọa đàm… Nên mời những người có tiếng nói trong lĩnh vực liên quan trực tiếp đến mục đích của sự kiện.
Ngoài ra, bạn cũng cần liên hệ và mời các vị khách đặc biệt này sớm để họ sắp xếp thời gian vì người nổi tiếng thường có lịch trình rất bận rộn. 

Mọi người ngồi nghe diễn giả chia sẻ trong sự kiện

Diễn giả, người nổi tiếng đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện tọa đàm, hội thảo..

Xác định đối tác và nhà tài trợ cho sự kiện

Với các sự kiện lớn thì đối tác và nhà tài trợ sẽ giúp bạn san sẻ được một phần không nhỏ về chi phí tổ chức. Ngoài ra, sự xuất hiện của các đơn vị có nhận diện thương hiệu tốt sẽ góp phần tăng cường độ uy tín cho sự kiện của bạn.

1.2. Giai đoạn từ 3 - 4 tháng trước khi sự kiện bắt đầu

Vào giai đoạn này, bạn sẽ bắt tay vào thực hiện các công việc chi tiết trong quá trình tổ chức sự kiện.

Liên lạc với diễn giả, khách mời đặc biệt

Diễn giả, khách mời nổi tiếng là những “át chủ bài” trong việc tạo dựng độ hấp dẫn và xây dựng nội dung chương trình của sự kiện. Do đó bạn cần liên hệ với họ sớm để làm rõ các việc sau: 

  • Thống nhất về chủ đề của bài diễn thuyết hoặc tiết mục mà người đó tham dự.
  • Sắp xếp thời gian cũng như tính toán thời lượng của tiết mục mà họ biểu diễn. Từ đó căn cứ để xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình.
  • Trong trường hợp khách mời ở xa nơi tổ chức sự kiện, bạn cũng cần sắp xếp phương tiện di chuyển và nơi ở cho họ.
  • Ký kết hợp đồng/ thỏa thuận để đảm bảo khách mời sẽ tham dự chương trình.

Người nổi tiếng trong sự kiện

Cần liên hệ với diễn giả, khách mời nổi tiếng sớm để họ sắp xếp lịch

Liên lạc với đơn vị tài trợ/ đối tác

Bạn cũng cần liên hệ với các bên đối tác để xác nhận khoản ngân sách hoặc hoạt động mà họ có thể hỗ trợ cho sự kiện.
Hai bên cũng cần trao đổi rõ về các hạng mục tài trợ cũng như các quyền lợi nhận về để đảm bảo quá trình cộng tác diễn ra suôn sẻ và thành công. 

Làm việc kỹ với địa điểm tổ chức

Cũng trong khoảng thời gian 3,4 tháng trước ngày diễn ra sự kiện. Bạn cần làm việc với địa điểm tổ chức để:

  • Thống nhất về menu tiệc: Có khá nhiều loại hình tiệc như buffet, tiệc trà, tiệc ngọt, teabreak... Căn cứ vào loại hình và ngân sách mà bạn có thể lựa chọn cho mình menu tiệc hợp lý.
  • Thống nhất về cách trang trí: Các sự kiện như tọa đàm, diễn đàn... không quá cầu kỳ trong việc trang trí. Nhưng các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới, sinh nhật, kỷ niệm thành lập công ty thì yếu tố trang trí lại rất quan trọng. Bạn cần làm việc với đơn vị địa điểm để có thống nhất concept. Trong trường hợp các concept trang trí có sẵn không đáp ứng thì có thể tiến hành thiết kế và sản xuất mới.
  • Thống nhất về các việc thuê các trang thiết bị phục vụ sự kiện: Hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện hiện nay đều trang bị sẵn các thiết bị âm thanh, ánh sáng… Khi trao đổi, bạn cần hỏi rõ công suất cũng như thao tác kỹ thuật mà họ có thể xử lý. Nếu không đáp ứng được yêu cầu của sự kiện bạn có thể thuê các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ ngoài để đảm bảo chất lượng của sự kiện. 
  • Ký kết hợp đồng thuê địa điểm, đặt cọc nếu cần: Hầu hết các địa điểm sẽ yêu cầu bạn đặt cọc giữ chỗ. Hãy chuẩn bị sẵn khoản ngân sách để thực hiện thao tác này.

Công việc trang trí địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn trang trí địa điểm theo chủ đề và phù hợp là một trong các hạng mục cần thiết để tổ chức sự kiện

Không gian tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace Lãng Yên

Không gian lý tưởng để tổ chức sự kiện của Trống Đồng Palace Lãng Yên

Xây dựng kịch bản chương trình

Tổ chức sự kiện cũng bao gồm công việc xây dựng kịch bản. Bạn cần phải xây dựng kịch bản cho MC, diễn giả, người chủ trì chương trình, kịch bản kỹ thuật… Ngoài ra, để sự kiện của bạn hấp dẫn hơn bạn có thể thêm thắt các tiết mục giải trí. Đó có thể là các tiết mục được biểu diễn bởi nghệ sĩ chuyên nghiệp hoặc do nội bộ doanh nghiệp tự chuẩn bị. 

Hãy lưu ý rằng tất cả các tiết mục cần phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, có quy định thời lượng và nhân sự phụ trách rõ ràng. 

Xác định đối tượng khách mời

Đối tượng của khách mời phải phù hợp với mục đích của sự kiện. Khi lập danh sách bạn nên phân loại khách mời thành khách VIP, cán bộ cấp cao, khách hàng, đối tác, truyền thông… Từ đó bạn có thể sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho từng nhóm khách.
Ngoài ra, các sự kiện nội bộ như sinh nhật, liên hoan công ty rất có thể mọi người sẽ mang theo người thân hoặc con cái… Nếu có bạn nên tính toán và sắp xếp cả khu vực vui chơi cho trẻ em. 

Công việc lập danh sách khách mời sự kiện

Cần lập danh sách khách mời trước tổ chức sự kiện

Gửi thiệp mời

Bạn có thể in thiệp và gửi trực tiếp tới hoặc tạo thiệp mời dạng PDF đính kèm trong email và gửi tới khách mời. Tuyệt đối không nhắn tin qua facebook, zalo… vì như thế sẽ làm giảm độ trang trọng của sự kiện, dễ khiến khách mời cảm thấy bị thiếu tôn trọng. 

Chuẩn bị tài liệu

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị các file trình chiếu/ video, thiết kế backdrop, banner, standee… cần sử dụng trong sự kiện.

Poster, standee tại sự kiện

Các ấn phẩm standee, backdrop… góp phần hỗ trợ truyền thông tại sự kiện

Chuẩn bị quà tặng

Với các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như tri ân khách hàng, vinh danh cán bộ nhân viên… thì quà tặng là hạng mục không thể thiếu. Có khá nhiều loại quà tặng mà bạn có thể lựa chọn như cúp, kỷ niệm chương, set đồ văn phòng, bằng khen… 

Quà tặng thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với người nhận, do đó bạn cần lựa chọn những món quà phù hợp, chỉn chu và trang trọng. 

Công việc chuẩn bị quà tặng cho khách mời sự kiện

Quà tặng cho khách mời góp phần tăng uy tín cho doanh nghiệp

1.3. Giai đoạn từ 1-2 tháng trước khi sự kiện bắt đầu

Trong giai đoạn này, các công tác chuẩn bị cho sự kiện phải được thực hiện và hoàn tất ở mức 60-70%. Hãy liên tục kiểm tra tiến độ và đảm bảo không xảy ra bất cứ phát sinh nào. 

Nhắc nhở khách mời về lịch tham dự sự kiện

Gửi thiệp sớm sẽ thuận tiện để khách sắp xếp công việc và thời gian. Nhưng chắc chắn sẽ có không ít khách mời bận rộn mà quên mất thời gian của sự kiện. Lúc này, bạn có thể liên hệ lại thông qua điện thoại hoặc email để nhắc nhở khách về lịch của sự kiện.
Việc này vừa thể hiện sự chu đáo và hiếu khách, vừa giúp bạn xác nhận lại số khách mời để có thể điều chỉnh tiệc hợp lý. 

Thống nhất về tiết mục của khách mời quan trọng 

Công tác trao đổi với khách mời đặc biệt, diễn giả đã diễn ra từ giai đoạn 4 tháng trước đó. Trước sự kiện ít nhất 1 tháng, bạn cần phải thống nhất lại về bài diễn văn/ tiết mục một cách chi tiết với diễn giả/ khách mời đặc biệt. Đảm bảo không phát sinh sự cố hoặc thay đổi gì.

Tổ chức sự kiện bao gồm hạng mục làm việc với khách mời

Thống nhất trước với các diễn giả/ khách mời quan trọng góp phần giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ

Tiếp tục quảng bá cho sự kiện

Để lan tỏa tầm ảnh hưởng của sự kiện, công tác quảng bá nên được liên tục tiến hành. Thời điểm 1 tháng trước sự kiện là khoảng thời gian vàng để các hoạt động quảng bá mang lại hiệu quả. Bạn nên tiếp tục:

  • Đăng tải các bài quảng cáo trên mạng xã hội.
  • Đặt quảng cáo trên báo/ kênh truyền hình.

Với các sự kiện quy mô có tính chất xây dựng nhận diện thương hiệu như tri ân khách hàng, họp báo, ra mắt sản phẩm mới… thì yếu tố truyền thông trong và sau sự kiện là rất quan trọng. Một tuần trước sự kiện, bạn nên liên hệ với đơn vị nhà đài, báo chí để họ có thể sắp xếp nhân sự tham gia và đăng tin về sự kiện của bạn.

Đặt in ấn các tài liệu phục vụ tổ chức sự kiện

Với các buổi hội nghị, hội thảo, diễn đàn, sau khi chốt được nội dung với diễn giả/ người nổi tiếng… bạn cần chuẩn bị các tài liệu bổ trợ để cung cấp cho người tham dự. Hãy tính toán số lượng khách để in ấn vừa đủ, tránh trường hợp bị thiếu.

1.4. Giai đoạn 1 tuần trước khi sự kiện bắt đầu

Đây là giai đoạn nước rút trong quá trình tổ chức sự kiện. Trong giai đoạn này, công việc tổ chức sự kiện của bạn sẽ bao gồm: kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị từ đầu đến thời điểm hiện tại và đảm bảo không có sai sót hoặc bất kỳ phát sinh nào.

Tổng duyệt chương trình sự kiện

Việc tổng duyệt sẽ giúp bạn khớp nối các yếu tố của buổi tiệc như MC, tiết mục biểu diễn, âm thanh, ánh sáng. Đây là bước quan trọng giúp bạn phát hiện ra những bất cập trong kịch bản chương trình.
Hãy tổng duyệt trước ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để kịp thời xử lý nếu có phát sinh.

Công việc tổng duyệt sự kiện trước khi tổ chức

Tổng duyệt sẽ giúp khớp nối toàn bộ chương trình

Cập nhật, báo cáo tiến độ công việc

Họp bàn với team tổ chức để cập nhật và báo cáo tiến độ công việc. Đặc biệt team điều hành nên có sự trao đổi và phân công công việc rõ ràng để có thể vận hành chương trình sự kiện một cách trơn tru nhất.

Xác nhận lại số lượng khách mời

Một tuần trước sự kiện, bạn cũng cần xác nhận lại số lượng khách tham dự sự kiện và báo cho đơn vị cung cấp tiệc để họ có sự điều chỉnh phù hợp. Trong trường hợp số lượng khách tăng lên, bạn cần báo sớm nhất có thể để đơn vị này có thể kịp thời chuẩn bị nguyên liệu cho tiệc cũng như bố trí, setup thêm không gian, bàn ghế...

Sự tham gia của truyền thông trong sự kiện

Truyền thông trước, trong và sau sự kiện rất quan trọng

1.5. Giai đoạn 1 ngày trước khi sự kiện bắt đầu

Thông thường các sự kiện sẽ được setup tổ chức vào 1 ngày trước khi chương trình chính thức diễn ra. Các đơn vị như trang trí, tiệc… sẽ chuẩn bị các hạng mục này tại địa điểm tổ chức. Trong suốt quá trình, bạn cần theo dõi và đảm bảo các công tác này diễn ra đúng kế hoạch và không phát sinh sai sót.

  • Kiểm tra địa điểm tổ chức lần cuối trước khi sự kiện diễn ra:
    • Chỗ ngồi cho khách mời đã được xếp đúng theo kế hoạch phân bàn.
    • Trang trí không gian tiệc theo đúng concept và đầy đủ các hạng mục theo thiết kế: sân khấu, cổng chào, bàn tiếp đón, backdrop chụp hình, banner, standee… 
    • Tình trạng của các thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu.
  • Kiểm tra tình trạng và số lượng quà tặng, cúp, phần thưởng cho khách mời, đảm bảo đầy đủ số lượng, không bị hỏng hóc, đổ vỡ...

1.6. Giai đoạn trong và sau khi sự kiện diễn ra

Đây là chính là giai đoạn thành quả của những nỗ lực mà bạn chuẩn bị trước đó. Vậy trong giai đoạn tổ chức sự kiện này gồm những công việc gì? Thông thường, team điều hành sẽ tiến hành vận hành và chạy chương trình. 

Công tác đón tiếp khách mời sẽ được đội PG và lễ tân phụ trách. Khách mời sau khi đăng ký thông tin sẽ được hướng dẫn vào vị trí ngồi. Sau khi khách ổn định chỗ ngồi và đến giờ tổ chức, chương trình sẽ diễn ra dưới sự dẫn dắt của MC. 

Trong giai đoạn này, team điều hành cần phải kiểm soát toàn bộ các tiết mục và đảm bảo chúng diễn ra đúng kịch bản. Hãy chuẩn bị tốt tinh thần, sẵn sàng đối mặt và xử lý các tình huống phát sinh không lường trước. 

Sự kiện được điều phối thành công

Team điều phối cần đảm bảo quá trình diễn ra chương trình thành công tốt đẹp

Sau khi sự kiện kết thúc, còn một số công tác cuối cùng mà bạn cần phải xử lý: 

  • Kiểm tra lại toàn bộ địa điểm tổ chức, tránh bỏ sót tài liệu, vật phẩm quan trọng. Sau đó tiến hành hoàn trả mặt bằng.
  • Tổng hợp hóa đơn chi tiêu, tất toán cho các đơn vị cung cấp và lập báo cáo chi phí để trình bày với ban lãnh đạo doanh nghiệp
  • Gửi lời cảm ơn đến nhà tài trợ, đối tác, khách mời, đơn vị truyền thông. Đây là thao tác quan trọng nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp cũng như xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp với các đơn vị khác. Là tiền đề cho sự cộng tác tốt đẹp của các sự kiện sau.
  • Họp team tổ chức sự kiện để tổng kết kinh nghiệm. Trong các buổi họp team sau sự kiện, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động tổ chức. Đồng thời nhìn nhận những thành quả và những tồn tại trong quá trình tổ chức. Từ đó rút kinh nghiệm, góp phần xây dựng quy trình tổ chức bài bản chuyên nghiệp cho các sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp.

2. Lưu ý khi thực hiện các công việc tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện gồm rất nhiều đầu mục công việc phức tạp. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, nhà tổ chức nên lưu ý một số điều sau: 

  • Lựa chọn nhân sự tổ chức sự kiện: Với một sự kiện quy mô, ngoài các thành viên là nội bộ doanh nghiệp, bạn có thể thuê thêm Cộng tác viên hoặc các dịch vụ outsource (MC, ca sĩ, band nhạc…). Hãy lựa chọn những cá nhân tổ chức uy tín, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để sự kiện diễn suôn sẻ và thành công. 
  • Lên ý tưởng tổ chức sự kiện: Bạn nên ưu tiên lựa chọn các ý tưởng, độc đáo và mới lạ để tăng sự hấp dẫn cũng như để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. 
  • Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện: Khi lập kế hoạch, hãy đưa ra thật nhiều phương án khác nhau để có sự cân nhắc so sánh và lựa chọn phương án tốt nhất, hạn chế được tối đa các sai sót trong quá trình tổ chức. 
  • Phối hợp với các đơn vị đối tác: Khi tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ phải làm việc với nhiều đơn vị cung cấp như: quay chụp phóng sự, band nhạc, nghệ sĩ, PG, F&B... Trong quá trình làm việc, bạn cần trao đổi kỹ lưỡng và thống nhất về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động của từng người. Đồng thời cũng cần ký kết hợp đồng rõ ràng để tăng cường tính trách nhiệm của từng đơn vị.
  • Chuẩn bị cho rủi ro: Bạn cần tính toán và lên một số phương án dự phòng để kịp thời ứng phó trong tình huống xấu. Đồng thời, hãy luôn chuẩn bị khoảng 10% ngân sách tổ chức để dự trù cho các tình huống phát sinh này.
  • Lựa chọn không gian tổ chức sự kiện: Lưu ý về vị trí, không gian, cơ sở vật chất và yếu tố thời tiết. Đặc biệt là đối với hình thức tiệc ngoài trời. Do đó, nếu bạn không muốn mạo hiểm thì hãy lựa chọn các địa điểm tổ chức trong nhà.

Không gian tổ chức sự kiện trống đồng palace

Không gian trong nhà là sự lựa chọn an toàn

Lựa chọn nhân sự là một công việc bao gồm trong tổ chức sự kiện

Lựa chọn nhân sự bài bản chuyên nghiệp

3. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Trống Đồng Palace

Với 12 năm trong nghề, Trống Đồng Palace đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp qua hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ. Trống Đồng Palace đang là một trong các đơn vị tổ chức sự kiện được đông đảo khách hàng lựa chọn và tin cậy nhất hiện nay. 

Không gian tổ chức sự kiện trống đồng

Trống Đồng Palace sở hữu những không gian tiệc đẳng cấp sang trọng

Bên cạnh đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, bài bản; không gian sự kiện sang trọng đẳng cấp, Trống Đồng Palace còn xây dựng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói gồm:

  • Tư vấn lập kế hoạch tổ chức sự kiện, mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất.
  • Hỗ trợ khách hàng xây dựng kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng.
  • Trang trí sự kiện, setup sân khấu cùng trang thiết bị hiện đại, chất lượng âm thanh ánh sáng tốt nhất.
  • Cung cấp các dịch vụ đi kèm như MC, ca sĩ, biên đạo múa...
  • Hỗ trợ lên menu tiệc phong phú phù hợp với từng loại hình sự kiện.

Trống Đồng Palace hỗ trợ thực hiện các công việc tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức trọn gói nâng tầm trải nghiệm khách hàng

Với dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp, Trống Đồng Palace sẽ san sẻ phần lớn các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện với quý doanh nghiệp. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian công sức và chi phí mà vẫn có được một sự kiện hoàn hảo nhất. 

Hy vọng thông qua bài viết trên đây, bạn đã tìm được câu trả lời cho vấn đề “tổ chức sự kiện bao gồm những gì”. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân, chưa biết bắt đầu công việc từ đâu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ.

7 ngày trước
Did you like this post?
0
0