Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty có một vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể lập được một kế hoạch tổ chức hoàn hảo, hãy cùng Trống Đồng Palace tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty là dịp để toàn thể cán bộ nhân viên tham gia chia sẻ giao lưu, cùng nhau ôn lại những thăng trầm trong quá trình gắn bó và xây dựng cả doanh nghiệp. Từ đó tạo động lực, truyền tải tinh thần tích cực để mọi người cùng nhau đồng hành, tiếp tục nỗ lực phát triển trong tương lai. Đây cũng có thể coi là một trong những cách để tạo dựng văn hóa và truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty có thể diễn ra thường niên hoặc vào các dịp đánh dấu mốc quan trọng trong sự nghiệp phát triển của từng doanh nghiệp. Ví dụ như kỷ niệm thành lập công ty 10 năm hay 20 năm.
2. Kế hoạch tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Để việc tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty diễn ra thành công, bất cứ đơn vị nào cũng cần phải lên cho mình kế hoạch bài bản. Dưới đây là những bước quan trọng nhất và không thể thiếu trong kế hoạch cho một chương trình kỷ niệm thành lập công ty mà bạn có thể tham khảo:
2.1. Lựa chọn chủ đề
Chủ đề là linh hồn của một sự kiện. Đó là căn cứ để bạn lập kế hoạch cho các hạng mục liên quan khác như trang trí, các chương trình tiết mục… Do đó ngay khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn nên lựa chọn chủ đề cho sự kiện.
Bạn có thể lựa chọn chủ đề gắn liền với số năm tuổi hoặc mốc thời gian đặc biệt của doanh nghiệp. Đồng thời cần phải xây dựng chủ đề phù hợp với văn hóa nội bộ và nội dung thông điệp chính mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Đừng quên lựa chọn một chủ đề độc đáo và ý nghĩa sẽ giúp sự kiện kỷ niệm trở đặc biệt và ấn tượng.
2.2. Lên danh sách khách mời
Với các sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, bên cạnh cán bộ nhân viên của mình, các doanh nghiệp thường mời những cá nhân, đơn vị có sự gắn bó và đóng góp không nhỏ tới sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Họ là các doanh nghiệp đối tác và các khách hàng hoặc người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng… Việc lên danh sách khách mời sẽ giúp bạn đưa ra phương án tiếp đón phù hợp, tránh gây mất lòng những cá nhân và đối tác quan trọng.
Ngoài ra bạn cần dự tính được số lượng khách mời từ đó tính toán, lập bảng dự chi và tìm địa điểm tổ chức hợp lý.
2.3. Dự trù chi phí tổ chức cho công ty
Nếu như chủ đề là linh hồn thì chi phí sẽ là yếu tố chi phối phần hình ảnh và chất lượng của sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty. Ban tổ chức cần có sự tính toán chi tiết và lên được dự trù chi phí chính xác nhất. Việc này giúp tối ưu các khoản chi, tránh các phát sinh không cần thiết và lạm chi sau sự kiện.
Hiện nay, dịch vụ tổ chức sự kiện rất phát triển tại nước ta. Với kinh nghiệm và chuyên môn cao, các đơn vị tổ chức sẽ tư vấn cho doanh nghiệp và phân bổ ngân sách hợp lý. Ngoài ra, các trung tâm này còn cung cấp các dịch vụ trọn gói, giúp các công ty tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Chính vì vậy, sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ là phương pháp tối ưu cho các doanh nghiệp.
2.4. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
- Thời gian: Khi lựa chọn thời gian tổ chức, bạn nên ưu tiên lựa chọn ngày và khung thời gian hợp lý để thuận tiện cho khách mời. Những ngày cuối tuần hoặc các khung giờ ngoài hành chính sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất để khách mời có thể đến tham dự lễ kỷ niệm thành lập của công ty bạn.
- Địa điểm: Để lựa chọn được điểm hợp lý ngoài việc căn cứ vào số lượng khách mời và khoản ngân sách, bạn cũng cần lưu ý đến các yếu tố khác như:
- Vị trí phải tiện đi lại, giao thông thuận lợi, giúp khách mời dễ dàng di chuyển và tìm kiếm địa điểm.
- Lựa chọn không gian phù hợp với chủ đề của sự kiện.
- Bãi đỗ xe và sảnh tiệc phải có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời.
- Chất lượng tiệc đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm, đồng thời cung cấp menu chất lượng, đa dạng và phong phú cho khách mời.
- Cơ sở vật chất tiện nghi của địa điểm đó đầy đủ hay không? Cần kiểm tra hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu hay hệ thống điều hoà một cách cẩn thận, đảm bảo không xảy ra sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
Xem thêm: TOP 9 địa điểm tổ chức tiệc công ty HÀNG ĐẦU tại Hà Nội
2.5. Tổ chức chương trình
Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện thành lập công ty. Trong bước này ban tổ chức cần quan tâm đến những đầu việc như sau:
2.5.1. Chuẩn bị thực đơn
Khách mời sẽ dành ⅓ thời lượng của chương trình để thưởng tiệc. Do đó, xây dựng thực đơn tiệc công ty chất lượng, đầy đủ dinh dưỡng và đẹp mắt sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời, góp phần giúp chương trình thành công rực rỡ.
Bạn có thể tham khảo gợi ý các món ăn tiệc công ty của Trống Đồng Palace để có thêm nhiều ý tưởng xây dựng thực đơn sự kiện.
2.5.2. Setup địa điểm
Một sự kiện kỷ niệm thành lập công ty ấn tượng sẽ không thể thiếu phần không gian đẹp và độc đáo. Khi lên kế hoạch setup địa điểm, bạn cần chọn cho mình phong cách decor, màu sắc và loại hoa… phù hợp với chủ đề của buổi tiệc. Hãy trao đổi kỹ với đơn vị tổ chức để tránh những phát sinh không mong muốn.
Ngoài ra, bạn cùng cần đầu tư vào các hạng mục như sân khấu, background… vì đây sẽ là hai hạng mục được sử dụng và chụp ảnh nhiều nhất trong chương trình. Các hạng mục bổ trợ khác như âm thanh ánh sáng bạn cũng cần đặc biệt lưu ý. Hãy lựa chọn hệ thống âm thanh đủ công suất đáp ứng được nội dung chương trình của bạn. Với hệ thống ánh sáng, bạn cũng cần chuẩn bị hệ thống đèn biểu diễn phù hợp.
2.5.3. Chuẩn bị kịch bản
Kịch bản chương trình kỷ niệm thành lập công ty sẽ bao gồm tất cả các hoạt động diễn ra từ thời điểm bạn bắt đầu đón khách đến khi tiễn khách ra về. Mỗi hoạt động, mỗi tiết mục bạn đều phải có kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Bạn cần cụ thể hóa mục đích, nội dung, nhân sự phụ trách và thứ tự của các hoạt động này là gì khi lập kịch bản. Xây dựng một kịch bản càng chi tiết rõ ràng, sự kiện của bạn càng diễn ra thuận lợi.
Khi tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, bạn nên ưu tiên các kịch bản chương trình ấn tượng, độc đáo. Tuy nhiên, đừng quên bám sát và chủ đề và tinh thần chung của buổi lễ.
2.5.4. Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng
Hãy chuẩn bị những món quà thật ý nghĩ để thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp với các cá nhân, khách mời có đóng góp quan trọng cho sự phát triển của công ty. Hiện nay, các đơn vị cung cấp quà tặng có rất nhiều sự lựa chọn cho bạn như: kỷ niệm chương, bằng khen, văn phòng phẩm thiết kế… hay thậm chí là sản phẩm dịch vụ do chính doanh nghiệp cung cấp.
Một số chương trình có tổ chức các hoạt động thi đua nội bộ, bạn cũng nên lưu ý chuẩn bị sẵn bằng trao giải và phần thưởng cho đội thắng cuộc.
https://scontent.fhan3-2.fna.fbcdn.net/
Quà tặng thể hiện sự trân trọng với các cá nhân,… có đóng góp quan trọng cho sự phát triển của công ty từ thời điểm thành lập cho đến hiện tại
2.5.5. Sắp xếp và phân bổ nhân sự
Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo sự thành công của tất cả các sự kiện, bao gồm cả sự kiện kỷ niệm thành lập công ty. Bạn cần phải có sự phân công rõ ràng về người điều phối chung và người phụ trách các hạng mục, tiết mục nhỏ trong toàn bộ sự kiện.
Nếu nhân sự sẵn có của doanh nghiệp không đủ số lượng hoặc chuyên môn, bạn nên nhờ đến các công ty tổ chức sự kiện uy tín. Với kinh nghiệm và khả năng xử lý tình huống của mình, chắc chắn các đơn vị này sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành lập công ty hoàn hảo và trọn vẹn nhất.
2.6 Tổng duyệt lại chương trình, kiểm tra lại tránh những vấn đề phát sinh
Kịch bản vẫn là thứ nằm trên giấy, bạn sẽ không thể lường trước hết được các tình huống phát sinh trong thực tế. Để hạn chế tối đa các sai sót, bạn nên tổng duyệt chương trình một lần, chạy và khớp thử các phần như biểu diễn, âm thanh, ánh sáng…
Bên cạnh đó, việc tập duyệt trước sẽ giúp bạn nắm được tổng thể chương trình, không bị bỡ ngỡ có thêm kinh nghiệm xử lý các tình huống khi sự kiện diễn ra.
3. Kịch bản tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về việc tổ chức sự kiện thành lập công ty. Để có thể hình dung cụ thể, bạn đọc có thể tham khảo kịch bản mẫu dưới đây:
Đón khách: Đây là giai đoạn diễn ra vào khoảng 15-20 phút đầu của sự kiện. Khách mời sẽ lần lượt đến và ổn định chỗ ngồi. Bạn cần bố trí đội ngũ PG đứng ở khu vực cổng chào để đón tiếp. Đồng thời PG sẽ hướng dẫn khách đến quầy lễ tân để ghi thông tin hoặc hướng dẫn khách vào chỗ ngồi.
Giới thiệu chương trình: Sau khi đã ổn định chỗ ngồi, chương trình sẽ bắt đầu bằng tiết mục văn nghệ mở màn kéo dài từ 3-4 phút để thu hút sự chú ý của khách mời về phía sân khấu. Đó có thể là một tiết mục ca hát, nhảy hoặc múa đơn giản. Sau đó, MC sẽ lên sân khấu để giới thiệu chương trình, đồng thời sẽ gửi lời cảm ơn đến khách mời và tuyên bố lý do buổi tiệc.
Giới thiệu thành phần tham dự: MC giới thiệu ban tổ chức, ban lãnh đạo công ty, khách mời hoặc những người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ở phần này, bạn nên chuẩn bị sẵn đèn follow, làm nổi bật nhân vật được giới thiệu để mọi người dễ quan sát.
Ban lãnh đạo công ty phát biểu: Đây sẽ là phần giàu cảm xúc và ý nghĩa nhất của sự kiện. Những người thành lập doanh nghiệp sẽ lên sân khấu chia sẻ về những khó khăn cũng như thành tựu của công ty qua từng giai đoạn. Do đó, nên tạo không khí thân mật, gần gũi và có sự tương tác giữa mọi người để tăng thêm cảm xúc cho buổi tiệc.
Chương trình giao lưu: Để tăng cường thêm sự gắn kết nội bộ, doanh nghiệp nên tổ chức chương trình giải trí. Đó có thể là các tiết mục do chính nhân viên biểu diễn, hoặc các cuộc thi theo chủ đề… Tùy vào định hướng và văn hóa của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn các chương trình giao lưu cho phù hợp.
Tặng thưởng: Đây là hoạt động tri ân, thể hiện tầm vóc văn hóa của doanh nghiệp. Đại diện ban lãnh đạo sẽ trao quà và khen thưởng cá nhân, phòng ban có thành tựu xuất sắc hoặc có đóng góp quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp từ ngày thành lập cho đến hiện tại.
Khai tiệc: Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khui sâm panh khai tiệc và cùng nâng ly với toàn thể khách mời. Sau đó, khách mời và toàn bộ nhân viên sẽ tham gia dùng bữa cùng ban lãnh đạo. Để tránh sân khấu bị trống, bạn có thể để band nhạc biểu diễn các tiết mục hòa tấu hoặc phát các bản nhạc không lời nhẹ nhàng, tạo cảm giác thoải mái cho khách mời khi dùng tiệc.
Tiễn khách: Khi kết thúc buổi tiệc, ban tổ chức sẽ gửi lời cảm ơn tới khách mời. Lúc này, có thể tổ chức các hoạt động như chụp hình lưu niệm với khách… Cuối cùng, đội PG và đại diện ban tổ chức sẽ tiễn khách ra về.
4. Gợi ý một số ý tưởng đặc biệt cho lễ kỷ niệm thành lập công ty
Để sự kiện kỷ niệm thành lập công ty trở nên ý nghĩa hơn, bạn có thể kết hợp thêm một số ý tưởng đặc biệt như: gây quỹ từ thiện, tổ chức các cuộc thi chia sẻ…
4.1. Bài viết cảm xúc về công ty
Sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp là rất quan trọng. Sẽ không có dịp nào phù hợp hơn để tăng cường sự gắn kết này bằng dịp tổ chức sự kiện thành lập công ty.
Bạn có thể tổ chức các cuộc thi chia sẻ cảm nhận của mọi người về những trải nghiệm khi hoạt động trong doanh nghiệp. Đó có thể là câu chuyện về sự nỗ lực của mọi người khi thực hiện những dự án quan trọng; những kinh nghiệm quý báu để phát triển bản thân; hoặc cảm nhận về những người đồng nghiệp thân thiết mà bạn đã sớm coi nhau như gia đình… Sau đó, cùng lựa những bài hay nhất, lọt vào vòng trong để đọc và trao thưởng ngay tại lễ kỷ niệm.
Chắc chắn điều này sẽ khiến buổi tiệc thêm phần cảm xúc và lắng đọng. Đồng thời góp phần truyền thừa những giá trị văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp mà những người đi trước nhận được trong khoảng thời gian gắn bó cùng công ty đến thế hệ sau.
4.2. Gây quỹ từ thiện
Một hoạt động khác cũng thường được các doanh nghiệp áp dụng trong trước thềm tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là gây quỹ từ thiện. Bạn có thể kết hợp tổ chức bán đấu giá các sản phẩm hoặc quyên góp từ khách mời… Dùng các khoản tiền nhận được để hỗ trợ các tổ chức, cá nhân có hoàn cảnh khó khăn, cần sự giúp đỡ.
Hoạt động này không chỉ giúp xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp mà còn mang tới những giá trị thiết thực, lan tỏa các giá trị nhân văn tốt đẹp cho cộng đồng.
4.3 Sản xuất những sản phẩm giới hạn đặc biệt dành tặng khách hàng và nhân viên
Bên cạnh đó, để thêm phần độc đáo cũng như tăng cường nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp có thể sản xuất các sản phẩm thiết kế giới hạn. Đó có thể là áo phông, lịch, cốc… được in logo công ty và sử dụng làm quà tặng cho khách mời. Những thiết kế sáng tạo và có tính thiết thực cao sẽ khiến khách mời ghi nhớ và thêm phần ấn tượng về sự kiện.
5. Tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty tại Trống Đồng Palace
Là một doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đến nay, Trống Đồng Palace đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề với 12 cơ sở tại khu vực miền Bắc. Hiện nay trên tất cả các cơ sở đều đã cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.
Dịch vụ tư vấn tổ chức sự kiện tại Trống Đồng Palace được công khai với mức chi phí hợp lý, bao gồm nhiều gói dịch vụ đa dạng theo các mức ngân sách của doanh nghiệp. Chúng tôi đề cao lợi ích và tập trung mang lại giá trị cho khách hàng. Ngoài ra khi đặt dịch vụ tại Trống Đồng Palace bạn còn cơ hội nhận được rất nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Trống Đồng Palace chú trọng đầu tư và thiết kế không gian. Mỗi sảnh tiệc đều được trau chuốt tỉ mỉ, mang nét đặc trưng riêng và toát lên vẻ sang trọng, tinh tế. Để linh động phù hợp với nhiều chủ đề sự kiện khác nhau, chúng tôi còn hỗ trợ setup, xây dựng sân khấu trang trí sự kiện theo yêu cầu. Từ đó mang đến cho khách mời những trải nghiệm trọn vẹn nhất, góp phần giúp sự kiện của doanh nghiệp diễn ra thành công tốt đẹp.
Nhằm giảm tải khối lượng công việc tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp và giúp tiết kiệm chi phí, Trống Đồng Palace cung cấp các dịch vụ liên quan khác như ca sĩ, MC, band nhạc… chuyên nghiệp với chi phí hợp lý.
Ngoài ra, thực đơn tiệc cũng là một thế mạnh của Trống Đồng Palace. Tại đây chúng tôi xây dựng cho mình danh sách thực đơn tiệc chất lượng với hơn 200 món Á – Âu. Tất cả các món đều do những đầu bếp giàu kinh nghiệm và tâm huyết với nghề chế biến, đảm bảo mang tới một thực đơn đẹp mắt, ngon miệng và đầy đủ dinh dưỡng.
Đội ngũ nhân sự là một trong những niềm tự hào của Trống Đồng Palace. Mỗi nhân viên đều được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp trong tác phong, tận tâm trong quá trình làm việc. Thêm vào đó, chúng tôi rất coi trọng việc đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng điều phối chương trình, xử lý tình huống của nhân viên. Tại Trống Đồng Palace, mỗi nhân viên đều luôn nỗ lực hết mình để sự kiện của khách hàng diễn ra thành công và trọn vẹn nhất.
Trên đây là những chia sẻ của Trống Đồng Palace về tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho các doanh nghiệp những kiến thức hữu ích nhất, góp phần xây dựng những sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Nếu bạn vẫn đang phân vân chưa lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện lượng nhất, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ:
- Website: https://trongdongpalace.com/
- Email: kd2@trongdongpalace.com
- Hotline: 0966034222
- Facebook: https://www.facebook.com/trongdongwedding/
