Cách tổ chức sự kiện sinh nhật cho bé yêu sẽ giúp bố mẹ lựa chọn chủ đề cho bữa tiệc thật ấm cúng và phân chia ngân sách một cách phù hợp. Hãy cùng Trống Đồng Palace tìm hiểu 9 bước tổ chức sự kiện sinh nhật sau đây và xây dựng một kế hoạch hoàn hảo cho ngày kỷ niệm đầy ý nghĩa này nhé.
1. Bước 1: Lên danh sách khách mời dự tiệc
Hãy thống nhất số lượng khách sẽ đến buổi tiệc sinh nhật của bé yêu sớm nhất có thể. Vì chỉ khi quyết định được số lượng khách, bạn mới có thể tính toán đến những vấn đề khác như lập ngân sách, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với đối tượng khách mời của bạn.
Không giống những bữa tiệc khác, tiệc sinh nhật cho bé thường hướng đến sự ấm áp và gần gũi. Chính vì vậy, khách mời nên là các thành viên trong gia đình, người thân, bạn bè của bé hoặc những người hàng xóm thân thiết, để tăng tính tình cảm cho bữa tiệc.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định thời gian gửi thiệp cho khách là tối thiểu 2 tuần trước ngày sinh nhật. Đó là khoảng thời gian vừa đủ để khách có thể sắp xếp thời gian và công việc tới chung vui cùng gia đình.
2. Bước 2: Lựa chọn chủ đề và trang trí tiệc sinh nhật
Chủ đề và concept trang trí cho sự kiện là hai yếu tố quyết định đến việc buổi tiệc sinh nhật của bé và để lại ấn tượng trong lòng người tham dự. Hãy lựa chọn những ý tưởng tiệc thật độc đáo để có thể mang lại nhiều niềm vui và sự hứng thú cho người tham dự.
Bạn có thể lựa chọn các chủ đề liên quan đến phim hoạt hình, rạp xiếc, sở thú, cổ tích, ước mơ, con giáp… sẽ cực kỳ phù hợp. Bất kỳ em bé nào cũng đều yêu thích những điều thú vị và hồn nhiên như vậy. Hãy dựa vào đặc trưng giới tính và hỏi ý kiến các bé để đưa ra lựa chọn đúng đắn.
Đa số các bé trai sẽ rất hào hứng với các chủ đề liên quan đến siêu nhân, nhà thám hiểm… Các tone màu phù hợp với các bé trai thường là xanh lá cây, xanh lính thủy, xanh dương…
Trong khi đó các bé gái sẽ yêu thích những thứ liên quan đến công chúa, mèo hello kitty, búp bê barbie… với tone màu hồng, vàng, đỏ.
Với mỗi chủ đề như vậy bạn có thể trang trí không gian bằng các mô hình liên quan, kèm theo bóng bay, nến, giấy kim tuyến… Đừng quên trang trí bánh sinh nhật theo chủ đề và chuẩn bị trang phục cho bé, mũ giấy cho mọi người.
3. Bước 3: Lựa chọn thời gian tổ chức tiệc sinh nhật
Khi lựa chọn thời gian tổ chức bạn có thể tham khảo ý kiến của mọi người để đưa ra khung giờ phù hợp. Thông thường, bạn nên tổ chức vào đúng ngày sinh của bé để thêm phần ý nghĩa. Hoặc có thể tổ chức vào ngày cuối tuần trong tuần sinh nhật để mọi người thuận tiện sắp xếp thời gian tham dự và có nhiều thời lượng cho chương trình hơn.
Nếu tiệc sinh nhật có đối tượng khách mời chính là trẻ em, bạn bè của con, bạn nên tổ chức vào ban ngày. Tổ chức vào thời điểm này, sẽ giúp các bạn nhỏ có thêm nhiều thời gian để vui chơi. Các hoạt động, di chuyển của các bé cũng sẽ an toàn hơn và các gia đình cùng sẽ yên tâm hơn.
4. Bước 4: Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật
Có hai kiểu không gian tiệc sinh nhật cho bé mà bạn có thể lựa chọn là tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Bạn có thể tham khảo ý kiến của bé để đưa ra quyết định phù hợp.
Bạn nên lựa chọn các trung tâm có vị trí địa lý tốt, giao thông thuận tiện sẽ thuận tiện cho quá trình tìm kiếm, di chuyển và tiếp cận của khách mời.
Hãy ưu tiên lựa chọn các sảnh tiệc có không gian vừa hoặc rộng hơn một chút so với số lượng khách của bạn. Nhờ vậy bữa tiệc sinh nhật dành cho bé sẽ có cảm giác ấm áp, gần gũi và thân mật. Không nhất thiết phải tổ chức tại địa điểm quá rộng rãi, hoành tráng vì bạn sẽ tốn nhiều chi phí trang trí hơn.
An ninh, an toàn cũng là một vấn đề cần được đề cao cho sự kiện tiệc sinh nhật của bé khi khách mời của bạn chủ yếu là trẻ nhỏ. Hãy tránh xa những địa điểm không có tay vịn cầu thang, hoặc trên tầng cao mà không có thang máy… Ưu tiên những sảnh tiệc ở tầng thấp, có phân khu rõ ràng và trang bị sẵn những thiết bị an toàn như hệ thống phòng cháy chữa cháy, lan can, rào chắn an toàn…
Ngoài ra, nếu thực phẩm không đảm bảo hay được tính toán kỹ lưỡng về mặt dinh dưỡng sẽ rất dễ gây nguy hiểm cho sức khỏe của các bé. Do đó, hãy ưu tiên lựa chọn những địa điểm đáng tin cậy, có quy trình chế biến rõ ràng, thực đơn được lên bởi những đầu bếp giàu kinh nghiệm.
Bên cạnh đó, hãy lưu ý về các vấn đề liên quan đến dịch vụ đi kèm như thái độ phục vụ của nhân viên, nhà vệ sinh sạch sẽ an toàn, bãi đỗ xe rộng rãi… Tất cả những yếu tố này sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của bữa tiệc sinh nhật cho con bạn.
Ngoài ra, bạn nên đặt cọc sớm trước 2-3 tháng so với ngày tổ chức để trung tâm giữ chỗ cho bạn và có kinh phí để triển khai các hoạt động chuẩn bị trước đó. Không nên để sát ngày tổ chức mới đặt chỗ vì các trung tâm uy tín chất lượng thường hay full lịch cho các hoạt động khác như tiệc cưới, hội thảo, hội nghị…
Trống Đồng Palace là địa chỉ tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại khu vực phía Bắc, nếu bạn đang mong muốn thuê không gian tổ chức sự kiện tại đây thì đừng ngần ngại liên hệ với Trống Đồng để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
5. Bước 5: Ngân sách cho buổi tiệc
Bạn có thể liệt kê tất cả các đầu mục mà bạn muốn có trong bữa tiệc sinh nhật cho bé yêu, sau đó tính toán và dự trù chi phí hợp lý cho từng mục.
Nếu có trước một mức ngân sách tổng thể, bạn có thể tính toán và phân chia đều cho các hạng mục này và đặt ra hạn mức chi tiêu cho chúng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được chi tiêu, ưu tiên ngân sách cho các hạng mục quan trọng, tránh việc thiếu hụt ngân sách hoặc đầu tư vào những thứ không cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng buổi sự kiện.
Ngoài ra, khi tính toán bạn cũng nên để dành từ 15-20% ngân sách như một khoản dự phòng, để tránh những phát sinh không thể lường trước.
Xem thêm: Tổng hợp ƯU ĐÃI tổ chức sự kiện tại Trống Đồng Palace
6. Bước 6: Thực đơn tiệc sinh nhật cho bé
Khi lên menu tiệc hãy tập trung vào hai yếu tố là bánh sinh nhật và thực đơn cho khách mời.
Hãy hỏi xem bé thích một chiếc bánh sinh nhật như thế nào và đặt hàng theo thiết kế thay vì lựa chọn những mẫu có sẵn. Một chiếc bánh độc đáo và đúng ý, chắc chắn sẽ khiến bé yêu của bạn ấn tượng và vui vẻ hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể trang trí bánh theo chủ đề đã lựa chọn trước đó. Nếu chủ đề liên quan đến siêu anh hùng hãy trang trí chúng bằng những biểu tượng của spiderman, batman….
Đối với thực đơn tiếp đãi khách mời, hãy căn cứ vào thời lượng chương trình và ngân sách của bạn để đưa ra lựa chọn hợp lý.
Nếu ngân sách tiệc không quá cao và bạn dự định tổ chức trong tầm 1-2 tiếng đồng hồ thì nên chọn menu đồ ngọt nhẹ nhàng kết hợp với đồ uống. Với các bữa tiệc này, các bé sẽ có nhiều thời gian vui đùa và giao lưu hơn.
Trong trường hợp bạn xây dựng một chương trình công phu dự kiến kéo dài vài giờ thì các bữa tiệc mặn sẽ là lý tưởng dành cho bạn. Bên cạnh đó, bạn cần dung hòa sao cho phù hợp với sự đang dạng về lứa tuổi của khách mời.
Một cách tổ chức sự kiện sinh nhật và lựa chọn thực đơn khéo léo là hãy chuẩn bị một thực đơn riêng dành cho các bé. Đó có thể là các món nhẹ nhàng như soup, pizza, sandwich… Hãy hạn chế các món cay nóng, có xương, quá cứng, hoặc dai…
Về đồ uống, bạn có thể chuẩn bị các loại nước hoa quả, sữa, thạch trái cây… Đây đều là những đồ uống nhiều dinh dưỡng vừa an toàn cho trẻ.
Đảm bảo rằng bạn dự trù đủ đồ ăn và thức uống để phục vụ cho tất cả khách mời, tránh tình trạng thiếu hay thừa gây lãng phí.
7. Bước 7: Các tiết mục giải trí
Sự xuất hiện của các chú hề là cách tổ chức sự kiện sinh nhật thường thấy. Nhưng năm nào cũng có chú hề thì chắc chắn bé sẽ thấy không còn thú vị nữa. Để tránh tính trạng này, bạn có thể thay thế bằng các nhân vật hoạt hình theo chủ đề của sự kiện, hoặc thuê các nghệ nhân bóng bay, nghệ nhân tò he, nghệ sĩ biểu diễn xiếc… để khuấy động không gian.
Nếu bé có tài văn nghệ như ca múa hát, đọc thơ… bạn có thể thêm vào tiết mục do chính bé biểu diễn. Đây chắc chắn sẽ là một tiết mục vừa ấn tượng lại vừa độc đáo.
Bên cạnh đó hãy tổ chức các trò chơi mới lạ để tăng cường sự hào hứng cho các bé.
Nếu tổ chức trong nhà, bạn có thể tiến hành một số trò chơi như trò chơi chuyền quà, giả làm tượng, nghe nhạc đoán bài hát… Nếu tổ chức ngoài trời, bạn có thể giấu kẹo hoặc đồ vật xung quanh vườn để các bé đi tìm, hoặc các trò chơi truyền thống như bịt mắt bắt dê, rồng rắn lên mây…
Chắc chắn các hoạt động này sẽ để lại cho mọi người những khoảnh khắc vui vẻ vô cùng ý nghĩa.
8. Bước 8: Chuẩn bị quà tặng
Sự kiện sinh nhật không thể thiếu những món quà để thể hiện tình cảm với nhân vật chính. Thực tế, bữa tiệc sinh nhật vui vẻ và thú vị nhất chính là phần bóc quà.
Về quà tặng thì có rất nhiều thứ mà bạn có thể lựa chọn. Đó có thể là quần áo, giày dép, trang phục hóa trang, mô hình đồ chơi, lắc tay – lắc chân… Ngoài ra, bạn cũng có thể tự tay làm cho các bé các món đồ như máy váy áo, đan khăn… hoặc thậm chí tự làm bánh sinh nhật. Những món quà chan chứa tình cảm như vậy, chắc chắn các bé khi nhận được sẽ rất hạnh phúc.
Ngoài ra, các bé trong tầm tuổi đang lớn sẽ có rất nhiều những ước mơ nhỏ bé và đáng yêu, trong quá trình lên kế hoạch, bạn có thể khéo léo khơi gợi xem con thích gì và ngầm chuẩn bị trước. Dù có quà tặng có giá trị như nào thì cũng không bằng một món quà đúng ý con.
9. Bước 9: Chuẩn bị kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật
Đối với một bữa tiệc sinh nhật có quy mô thì kịch bản chương trình là hạng mục không thể thiếu. Bạn có thể tham khảo kịch bản hấp dẫn sau:
Phần mở đầu bữa tiệc
Xin kính chào anh chị quan khách và các bé đã dành thời gian tham dự sinh nhật/ tiệc đầy tháng của bé… Lời đầu tiên cho phép MC… được thay mặt gia đình bé… gửi đến quý khách tham dự lời chúc sức khoẻ cùng lời chào trân trọng nhất.
Dẫn dắt chương trình
Vào ngày này… năm trước đây, anh chị (tên bố mẹ nhân vật chính) đã hạnh phúc vỡ òa khi đón nhận tiếng khóc chào đời – sự xuất hiện của một thiên thần bé nhỏ. Trải qua năm tháng, bé đã dần lớn lên, trong sự yêu thương và đùm bọc của bố mẹ. Và để kỷ niệm cho ngày vui đặc biệt ấy thì hôm nay gia đình anh chị có tổ chức một buổi tiệc chiêu đãi và giới thiệu tới quý vị thiên thần nhỏ bé của gia đình.
Mời gia đình và nhân vật chính lên sân khấu
Ngay bây giờ hãy cùng hướng mắt lên sân khấu và dành một tràng pháo tay nồng nhiệt nhất để đón chào bé… cùng bố mẹ.
Mời chủ nhân bữa tiệc phát biểu
Phần này có thể triển khai như một màn đối đáp, MC hỏi về cảm nghĩ của các thành viên trong gia đình. Ví dụ như:
Chào bé… Hôm nay là ngày sinh nhật của con, tất cả mọi người có mặt ở đây là để chung vui và gửi đến con những lời chúc mừng ý nghĩa nhất. Còn con, hiện tại con đang cảm thấy như thế nào?
Sau đó hãy để bé phát biểu và chia sẻ những cảm xúc của mình.
Khách mời phát biểu:
MC mời các quan khách, các bé tham dự phát biểu, chia sẻ về nhân vật chính.
Cảm ơn những chia sẻ của bé… Và chắc chắn rồi, để đáp lại những tình cảm và sự yêu quý của con thì mọi người trong hội trường sẽ gửi đến con những lời chúc tốt đẹp và ý nghĩa nhất. Xin mời lên sân khấu… (ông/ bà/ cô/ các bạn…)
Thổi nến và cắt bánh sinh nhật:
Kính thưa quý vị, những ngọn nến yêu thương đã được thắp lên từ bàn tay của những người thân yêu trong gia đình dành cho bé… Những ngọn nến lấp lánh đại diện cho những ước mơ, cho những hy vọng tốt đẹp trong tương lai. Lúc này đây chúng ta hãy cùng hát vang bài ca Happy Birthday và cùng bé… viết nên những ước mơ tốt đẹp và chắp cánh cho những mơ ước đó thành hiện thực. Chúng ta cùng mời gia đình của bé cùng nhau thổi những ngọn nến yêu thương trong tiết mục sinh nhật này.
Và bây giờ MC… sẽ đếm từ 1-3 thì nhân vật chính của chúng ta sẽ cắt bánh. Quý vị hãy cho một tràng pháo tay thật nồng nhiệt để chúc mừng sinh nhật lần thứ… của bé… được không ạ.
Trao quà
Vâng thưa quý vị, ngay lúc này đây, MC… xin mời quý vị lên sân khấu để trao cho bé những món quà và dành cho bé những lời yêu thương và chúc mừng vô cùng ý nghĩa.
Các tiết mục văn nghệ, giải trí
Kính thưa quý vị khách quý, xin mời quý vị nào yêu văn nghệ ca hát, xin mời bước lên sân khấu đăng ký để gửi tặng tới bé cũng như tất cả quý vị đang có mặt tại đây những ca khúc thật hay thật ý nghĩa ạ.
Khai tiệc
Vâng kính thưa quý vị, nghi thức thổi nến cắt bánh sinh nhật cũng đã chính thức khai mạc buổi tiệc sinh nhật của bé …, vậy MC … xin thay mặt gia đình kính chúc quý vị quan khách có một buổi tiệc thật vui tươi và ngon miệng, và xin mời gia đình quay lại bàn tiệc để tiếp đón quý vị quan khách trong buổi tiệc ngày hôm nay.
10. Những lưu ý cần nhớ khi tổ chức bữa tiệc sinh nhật cho bé
Để bữa tiệc diễn ra hoàn hảo và thành công nhất, bạn nên lưu ý một số vấn đề khi tìm hiểu về cách tổ chức sự kiện sinh nhật cho bé.
Nếu tổ chức tiệc sinh nhật ở ngoài trời, bạn cần lưu ý về vấn đề thời tiết. Các sự kiện ngoài trời luôn mang đến một không khí vô cùng mới mẻ và những trải nghiệm hấp dẫn. Nhưng nếu thời tiết xấu thì mọi công sức của bạn sẽ bị lãng phí hết. Do đó, hãy luôn chuẩn bị phương án dự phòng như phông bạt che chắn, hoặc dự trù sẵn một không gian trong nhà để có thể kịp thời ứng biến khi thời tiết không ủng hộ.
Đặc biệt khi tổ chức ngoài trời, bạn cần có các rào chắn bảo vệ xung quanh các khu vực như cây cao, hồ nước… để không gây nguy hiểm cho trẻ.
Và dù tiệc diễn ra tại địa điểm nào, thì bạn đều cần đảm bảo các khu vực như ổ điện, dây điện, các thiết bị có khả năng gây cháy nổ… nằm ngoài tầm với của trẻ.
Hạn chế dùng các đồ dùng như ly sứ thủy tinh dễ vỡ khi khách mời chủ yếu là các trẻ nhỏ dưới 10 tuổi. Bạn có thể sử dụng thay thế chúng bằng cốc nhựa, hoặc đồ giấy dùng một lần, như thế sẽ an toàn hơn cho trẻ.
Để trẻ có thêm nhiều không gian vui chơi, bạn có thể chuẩn bị thêm các khu vực nhà hơi, bể bóng, cầu trượt… để các bé khi tham dự có thể thỏa mái vui chơi an toàn.
Một lưu ý nữa về cách tổ chức sự kiện sinh nhật thành công cho bé là hãy chuẩn bị thêm quà đáp lễ cho khách mời, đặc biệt là dành cho các bạn nhỏ. Những món quà này sẽ thay bạn gửi lời cảm ơn và thể hiện lòng hiếu khách và sự chu đáo của bạn.
Bạn có thể chuẩn bị một số món quà như chocolate, chậu cây nhỏ xinh, thiệp hoặc những cuốn sổ nhỏ… Nếu không có nhiều thời gian để chuẩn bị, bạn có thể đặt trước những mẫu túi có họa tiết trang trí nhỏ xinh, sau đó đựng bánh, kẹo… vào đó và dành tặng khách mời.
Sinh nhật bé yêu là một dịp đặc biệt quan trọng trong năm mà bạn cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng những chia sẻ về cách tổ chức sự kiện sinh nhật trên đây của chúng tôi đã giúp ích phần nào cho bạn trong quá trình tổ chức. Mong rằng sự kiện sinh nhật sắp tới của bé sẽ diễn ra thành công rực rỡ.
Đừng quên tham khảo dịch vụ tổ chức sinh nhật tại Trống Đồng Palace để nhận về những phần quà và ưu đãi hấp dẫn nhất. Với kinh nghiệm 12 năm trong nghề tổ chức sự kiện cùng hệ thống các trung tâm được trang bị cơ sở vật chất hiện đại, trang trí độc đáo, Trống Đồng Palace chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những bữa tiệc sinh nhật ấn tượng và ý nghĩa nhất.
